計画はプロジェクトマネジメントにおいて不可欠かつ不可欠なステップです。基本的にはプロジェクトスケジュールの策定を伴い、与えられた期間内でプロジェクトのあらゆる側面を考慮する必要があります。
統計的に、失敗するプロジェクトのほとんどは、多くの場合、大失敗に終わりますが、その原因はプロジェクトマネージャーの計画不足にあります。ここでは、プロジェクトを取り返しのつかない惨事に導く可能性のある、よくある8つのミスをご紹介します。
1) 目標とKPIが明確に定義されていない
プロジェクト計画の中心的な使命の一つは、プロジェクトの目的を定めることです。プロジェクト管理におけるこのステップは、プロジェクトの目的を明確に定義することを目的としています。多くのプロジェクトが失敗するのは、リスク評価が不十分だったり、計画に欠陥があったりするからではなく、関係者全員にとって明確な目的と目標が欠如しているからです。
同時に、プロジェクトの目的をチームに明確に伝えなければ、プロジェクトを成功させることは困難です。目的を明確に定義し、プロジェクトの関係者に明確に伝えることが重要です。関係者は、プロジェクトへのコミットメントの理由を理解している必要があります。
2) プロジェクトの重要なマイルストーンを把握せずに計画を立てる
プロジェクト管理において、特定のタスクは極めて重要とみなされます。これらのタスクを遅らせたり延期したりすると、プロジェクト全体の遅延、さらにはプロジェクト全体の失敗につながるリスクがあります。
したがって、計画段階において、マネージャーはプロジェクトのクリティカルパスを明確に定義する必要があります。クリティカルパスを構成するアクティビティやタスクは、相互に依存しており、一方が完了するまでは他方を開始できません。
プロジェクトのクリティカルパスを定義し、主要なマイルストーンを把握することで、期限管理をより適切に行うことができます。これは、プロジェクト管理の有効性を評価する上で不可欠な要素です。
3) 必要な資源の不完全な評価
戦略目標に沿って、可能な限り慎重にリソースを計画し、配分することは、プロジェクトマネジメントの必須事項です。これを怠ることは、プロジェクトの実現可能性にとって最も有害なミスの一つです。
適切なリソースの評価と割り当ては不可欠ですが、同時に複雑でもあります。ボトルネックは、リソースが適切に評価・割り当てられていないときに発生することがよくあります。そのため、コスト見積もりを詳細に行い、必要なリソースを過小評価したり、最小限に抑えたりしないようにすることが重要です。
プロジェクト マネージャーが戦略目標とプロジェクトの依存関係を遵守しながらリソースの割り当てに関する決定を下すことを可能にするプログラム管理ツールがいくつかあります。
いずれの場合も、適切なソリューションは、将来のプロジェクトに必要なリソースとスキルの可用性の概要を提供する必要があります。これにより、トレーニングの強化や採用キャンペーンの開始など、必要なスキルの確保が容易になります。また、必要なリソースを予測し、不足に対処するためのプロセスを開始する機会も得られます。潜在的なリソース競合の早期特定は、すべてのリソースに当てはまります。購入予定の物品、生産設備など、すべて同様に影響を受けます。
4) 作業負荷の見積もりが不十分
計画プロセスでは、各タスクの完了に必要な時間（時間、日数、週数）と労力を事前に決定する必要があります。このプロセスによって、プロジェクト全体の期間が定義されます。
しかし、作業量の見積もりは必ずしも正確ではありません。これは、プロジェクトのすべての関係者が関与することは稀だからです。しかし、タスクの完了に必要な時間を見積もるのに、関係者以上に適任な人はいないでしょう。そのため、すべての関係者を関与させることが不可欠です。例えば、ウェブサイトの初稿作成にかかる時間を見積もるのは開発者の責任です。また、類似のプロジェクト経験を参考にして、可能な限り現実的な見積もりを作成することもできます。
最後に、作業負荷計画は現実的なものでなければなりません。つまり、制約条件を考慮しながら作業負荷を配分するということです。現実的なスケジュールは、各従業員の休暇時間と労働時間も考慮に入れます。ここで用いられる指標の一つは稼働率であり、理想的には100%に近づくべきです。
この計画作業は、従業員が期限を守りながら良好な状態で働けるようにするために非常に重要です。
5) 単一基準計画
プロジェクトマネージャーがプロジェクトを計画する際に、特にプロジェクトを迅速に完了させたい場合、単一の基準に頼ることがよくあります。この文脈で、最も頻繁に挙げられる基準は人材の確保です。しかし、このような計画では、従業員のスキル、プロジェクトへの関心、あるいは将来の抱負が考慮されていません。
単一基準の計画は魅力的に見えるかもしれませんが、プロジェクト実行中に多くの障害を引き起こす可能性があります。では、どうすれば良いでしょうか？計画に必要な要素を包括的に把握できるソリューションを選びましょう。これには、専門知識や志望レベル、プロジェクトや顧客への関心の有無、従業員の空き状況などを示すスキルマップが含まれます。
6) リスク管理計画の策定の失敗
プロジェクト計画における典型的なミスの一つは、多くのグレーゾーンや不確実性を抱えたままプロジェクトを進めることです。プロジェクトに内在するリスクを無視したり、リスクを特定できなかったりすると、あっという間に破滅的な事態に陥る可能性があります。
リスクをゼロにすることは不可能であるため、経営者は目標、期限、人材管理、そして使用するテクノロジーに関連する様々な脅威を特定する必要があります。特定したら、これらのリスクを重要度に応じてランク付けする必要があります。そして、特定された解決策の中から最適な戦略を決定する必要があります。
7) 明確な作業プロセスの導入に失敗
十分に明確かつ適切なプロジェクト管理手法を採用しないと、プロジェクト実行中に事態は急速に複雑化する可能性があります。目標に集中し、軌道修正を避けるためには、構造化が不可欠です。これはよくある間違いです。なぜなら、作業プロセスの導入はプロジェクト管理の成功の鍵となるからです。適切な管理手法を採用しないと、作業の定義と構造化が困難になります。
しかし、方法論の選択はプロジェクトの性質によって異なり、この選択によって設定された目標の達成が容易になります。ただし、選択を行う際には、作業方法と環境を慎重に検討する必要があります。
8) 適切なプロジェクト計画ソリューションを使用していない
プロジェクト管理ソフトウェアの登場により、マネージャーやプロジェクトリーダーは、より効果的な計画、タスク割り当て、そして効果的なチームコミュニケーションを実現するための数多くのソリューションを利用できるようになりました。しかし、どのソリューションがプロジェクトに最適かを判断するのは容易ではありません。
生活や仕事を楽にするこれらのソリューションを使わないのは、とんでもない間違いです。しかし、間違ったアプリケーションを選択すると、チームの生産性が低下する可能性があります。だからこそ、最適なプロジェクト管理ソリューションを選ぶには、ニーズと優先順位、業界、そしてプロジェクトの具体的な特性を考慮する必要があります。
理想的には、チームでこの点について話し合うことをお勧めします。実行フェーズでソリューションが最適に活用されるように、全員にトレーニングを提供することも検討してみてはいかがでしょうか。
結論
計画はプロジェクトマネジメントにおいて不可欠かつ不可欠なステップです。プロジェクトのあらゆる側面を考慮する必要があります。このフェーズは複雑であるため、プロジェクトに致命的な影響を与える可能性のある特定のエラーを回避することがしばしば必要となります。そのため、適切なプロジェクトマネジメントソリューションを選択し、必要なリソースと適切な作業量を正確に見積もり、明確な作業プロセスを実装し、最後にタスクを定義して優先順位を付けることが重要です。これらの主要原則を遵守し、上記のエラーを回避するプロジェクト計画は、プロジェクトの成功率を高めます。