組織において、時間はしばしば複雑さと同義です。そのため、効果的に仕事をし、チームのモチベーションを高め、設定された目標を達成するためには、時間を理解することが不可欠です。この記事では、現実的なスケジュールを作成することで、落ち着きと見通しを取り戻すための2つの成功の鍵を紹介します。
仕事はどうですか？
「やることが山ほどある」「どこに頼めばいいのか分からない」「あらゆる方向でプロジェクトが進んでいる」…これらは、「仕事はどうですか？」という従来の質問に対する最も頻繁な返答です。
これらの回答の背後にある根本的な観察は、業種や個人の役割に関係なく同じです。それは、誰にとっても大変だということです。
チームはますますプレッシャーにさらされており、理論上の期限がますます短くなり、完了しなければならないタスクの数も増えています。従業員の離職率、燃え尽き症候群、その他の問題は、こうしたプレッシャーによって生じています。
これは、自分のタスクを管理し、チームや顧客、パートナーの作業を監督し、上司に報告する必要がある中間管理職に特に当てはまります。
最も整理整頓が得意な人でも、タスクを計画し、進捗状況を追跡するためにスケジュールを作成しますが、その反応は常に同じです。「圧倒されています。」
どうすればこの状況から抜け出し、心の平穏と見通しを取り戻すことができるのでしょうか?
平穏への2つの鍵
重要なキーは 2 つあります。
- 時間を評価する
会議、雑務、小さな定期的なタスクなど、各タスクを完了するために必要な時間を評価する必要があります。
- 時間を計画する
すべての関係者の連携と動員を確実にするために、チームに可視性を提供し、全員の制約を尊重する必要があります。
タスクを完了するために必要な時間を評価し、制約を考慮することは、チームと自分自身の両方が効果的に作業できるようにするために不可欠です。
これら 2 つの成功の鍵を実践するには、次の点に細心の注意を払いながら現実的なスケジュールを作成する必要があります。
- タスクを完了するために必要な時間（ワークロード）とタスクの所要時間を区別しましょう。ワークロードとタスクの所要時間を混同することは、最もよくある間違いです。
作業量は 4 日間ですが、その期間中に処理する他のトピックがあるため、タスク期間は 10 日間になります。
- 各人の休暇と勤務時間を考慮してください。これらは個人によって異なります（4/5、35時間、36時間、38時間30分など）。
1 週間に 28 時間働く人に割り当てられる作業負荷は、週 35 時間働く人に割り当てられる作業負荷と同じにすることはできません。
タスクの所要時間と作業負荷の区別
タスクの期間とそれに割り当てられた作業負荷の区別は直感的ではなく、簡単に把握するにはある程度の練習が必要です。
さらに、タスクを完了するために必要な時間を見積もることは、さまざまな関係者間のコミュニケーションが必要になることが多いため、複雑で時間がかかる場合があります。
また、多くの人がこのステップを無視し、完了に必要な時間を評価せずにタスクの計画で止まってしまうため、作業が始まる前にスケジュールが不正確になってしまうことがあります。
各タスクの作業負荷が 1 日だけであるにもかかわらず、個人には 1 週間に 8 つのタスクがスケジュールされている場合があります。
容量と制約を考慮する
キャパシティ評価はより直感的ですが、すべての制約（会議、欠勤など）が考慮されるわけではなく、個人の作業負荷が不明または監視されていないため、不完全になることがよくあります。
個人が特定の日にチーム ポイントを 2 つ持っていても、その日に 1 日分の作業負荷がかかるタスクを 1 つだけ担当する場合があります。
この場合、その日の作業量は 150% (タスクが 100%、チーム ポイントが 50%) となり、スケジュールを満たすことが不可能になります。
マネージャーの役割は、監視方法とチームの自律性のレベルに応じて、各チーム メンバーの作業負荷が 1 日、1 週間、または 1 か月で 100% に近くなるように作業負荷を分散することです。
個々の能力を考慮しながら時間を評価し、計画する作業は、非常に重要かつ貴重です。プロジェクトマネージャーにとって、可視性を提供し、チームが効果的に作業し、期限を守れるようにすることは、やりがいのあることです。
これらの主要な成功要因を理解すれば、現実的なスケジュールを作成することは、チーム メンバーのスキル、タスクの順序、欠勤、タスクの進行状況などに基づいてチーム メンバーの作業を最適化できる非常に強力なツールになります。
したがって、これはパフォーマンスと生産性を高めるための真のツールであり、時間どおりに仕事を完了することで関係者全員の満足にも貢献します。