Stiamo assistendo all'emergere di numerosi strumenti di lavoro collaborativo progettati per facilitare il lavoro di squadra e ottimizzare la produttività.
Tuttavia, questi strumenti raramente raggiungono il loro obiettivo e vengono rapidamente abbandonati dagli utenti. In alcuni casi, la soluzione viene abbandonata prima ancora di essere distribuita a tutti gli utenti.
Allo stesso tempo, i team sono sempre più oberati da un numero crescente di attività da completare entro scadenze teoriche sempre più ravvicinate. Turnover, burnout e altri problemi sono conseguenze di questa pressione sui dipendenti.
Una situazione paradossale
Come mai, nonostante abbiamo sempre più strumenti a disposizione per organizzarci, ci troviamo in questa situazione apparentemente paradossale?
È la proliferazione di strumenti che contribuisce al sovraccarico di lavoro delle persone?
La proliferazione di strumenti frammenta effettivamente le nostre azioni e porta a una dispersione degli sforzi, ma questa non è la ragione principale. Ciò è particolarmente vero perché abbiamo sempre dovuto affrontare questi problemi, ma oggi sono ancora più evidenti con gli strumenti a nostra disposizione.
Qualunque siano gli strumenti, è il metodo utilizzato che ci consente di lavorare in modo efficace, coordinare i compiti e rispettare le scadenze.
Quindi, qual è questo metodo? Esiste un metodo unico o più di uno?
Si potrebbe pensare che esistano diversi metodi, ma in realtà ce n'è uno solo.
In effetti, l'unico modo per creare programmi realistici e consentire al tuo team di lavorare in modo efficace è valutare il carico di lavoro e pianificarlo tenendo conto degli altri vincoli del team.
Due esempi
I due esempi più frequenti:
Esempio 1:
Riunione di squadra lunedì mattina:
Christine, Manager: “Jean, quanto tempo ti ci vorrà per completare questo lavoro?”
Jean: "Ci vorranno 10 giorni."
Christine: "Sarà pronto entro venerdì prossimo, giusto?"
Jean: "Sì."
Christine: "Okay, ho preso nota."
Due settimane dopo, lunedì mattina, riunione di squadra:
Christine: "Allora Jean, hai finito?"
Jean: "No, non ho avuto tempo di finire."
Christine: "Oh, è un peccato, contavamo su questo per far partire Eric nel progetto successivo."
Jean: "Lo so, ma sono stato impegnato con altre cose. Ho dovuto risolvere un problema con Frédéric, ho lavorato anche all'altro progetto con Simon, la settimana scorsa ho avuto un giorno libero programmato da tempo, ecc."
Christine: "Quando pensi che finirai allora?"
Jean: "Non ne sono molto sicuro, spero entro la fine della settimana."
Jean percepisce la delusione di Christine; si sente a disagio con la squadra perché il lavoro dovrà essere rimandato e non osa più impegnarsi.
Le scadenze non vengono rispettate e Christine non ha la minima idea di quando il lavoro verrà completato e quindi non può pianificare con precisione i passaggi successivi.
Esempio 2:
Pierre, il manager, ha pianificato tutte le attività del suo team per garantire loro visibilità. Ha creato un programma assegnando uno o più membri a ogni attività, prestando attenzione alla sequenza delle attività e stabilendo delle milestone per contrassegnare i passaggi principali.
Lunedì mattina Pierre presenta i risultati del suo lavoro per dare il via alla settimana.
Tutti partono con la propria tabella di marcia e concordano di incontrarsi nuovamente il lunedì successivo per rivedere il lavoro da svolgere e avviare le attività successive (lo sprint successivo). Pierre si sente sicuro e fiducioso che il lavoro verrà completato con successo.
Sfortunatamente, nessun membro del team è riuscito a rispettare la tabella di marcia o a completare i propri compiti, nonostante un notevole impegno e un'attenta pianificazione.
Pierre è sconcertato e frustrato e mette in dubbio l'impegno del suo team, poiché nessuno ha contestato la pianificazione durante la riunione di presentazione.
I membri del team sono delusi dal fatto di non aver soddisfatto le aspettative di Pierre, nonostante lui cerchi di semplificare loro le cose con il suo programma e le sue tabelle di marcia.
Nessuno capisce veramente perché i compiti non siano stati completati in tempo e questo scenario si ripete senza sosta, creando tensione e esaurimento tra i team, che o faticano a dare il massimo o, al contrario, portano a un disimpegno altrettanto dannoso.
La fonte del problema: la mancanza di pianificazione del carico di lavoro
Come possiamo trovarci in queste situazioni e cosa hanno in comune questi due scenari?
In entrambi i casi, la fonte del problema è la stessa: il carico di lavoro non viene pianificato tenendo conto dei vincoli esistenti.
Nell'esempio 1, Jean stima il carico di lavoro in 10 giorni, ma equipara la durata al carico di lavoro. Afferma inoltre di poter terminare il lavoro in 2 settimane (5 giorni lavorativi a settimana).
Tuttavia, Jean non tiene conto degli altri compiti o vincoli che potrebbe avere durante questo periodo (questioni interne, un altro progetto in corso, il suo giorno libero programmato da tempo, ecc.). Questi altri compiti e vincoli rappresentano un carico di lavoro di 5 giorni nell'arco del periodo e non possono essere rinviati.
Una pianificazione realistica prevede la distribuzione dei 10 giorni di carico di lavoro e dei 5 giorni di vincoli nello stesso periodo. Consideriamo quindi un carico di lavoro totale di 15 giorni e, di conseguenza, il lasso di tempo realistico per il completamento del lavoro è di 15 giorni, ovvero 3 settimane.
Nel secondo esempio, il carico di lavoro delle attività non viene valutato. In questo caso, Pierre può facilmente pianificare 8 attività per un membro del team durante la settimana, anche se il carico di lavoro per ciascuna attività è di un solo giorno.
È quindi impossibile per il membro del team in questione rispettare il programma, anche prima dell'inizio della settimana.
Pianificazione realistica
Una pianificazione realistica implica la valutazione del carico di lavoro di ogni attività e la conseguente programmazione. Pierre si renderà presto conto che è impossibile completare il suo programma in 5 giorni. Potrà quindi spostare 3 attività alla settimana successiva. Un altro vantaggio di questo esercizio è la definizione delle priorità per determinare quali attività saranno mantenute nella prima settimana e quali saranno spostate alla seconda.
La chiave, l'unico modo per creare programmi realistici e lavorare in modo efficace, è valutare e distribuire il carico di lavoro tenendo conto dei vincoli. Si consiglia anche di pianificare il carico di lavoro associato a riunioni, eventi imprevisti (ce ne sono sempre alcuni...), ecc.
L'obiettivo è garantire che il tasso di utilizzo di ciascun membro del team sia prossimo al 100% per il giorno, la settimana o il mese, a seconda dei metodi di pianificazione e monitoraggio e del livello di autonomia del team.
È inoltre fondamentale considerare le ferie e l'orario di lavoro dei dipendenti. Questi possono variare da un dipendente all'altro (4/5, 35 ore, 36 ore, 38.5 ore, ecc.).
Il carico di lavoro assegnato a qualcuno che lavora 28 ore non può essere lo stesso di quello assegnato a qualcuno che lavora 35 ore alla settimana.
Il calcolo del tasso di occupazione deve tenere conto di questi elementi per avvisarti e aiutarti a creare un programma realistico.
Lavoro cruciale
Questo lavoro è fondamentale e prezioso. È gratificante per un project manager fornire visibilità, consentire ai propri team di lavorare in modo efficace e rispettare le scadenze.
Tuttavia, la distinzione tra la durata di un compito e il carico di lavoro ad esso assegnato non è intuitiva e richiede di imparare a sviluppare riflessi di base.
Una volta capito, è uno strumento molto potente: potrei avere un carico di lavoro di 30 giorni, ma se assegno tre persone a tempo pieno al progetto, posso finire il lavoro in 10 giorni.
Possiamo quindi andare oltre e ottimizzare i contributi dei membri del team in base alle loro competenze, alla sequenza delle attività, alle assenze, all'avanzamento delle attività e così via.
È un vero strumento per aumentare le prestazioni e la produttività.