Il modo più semplice per gestire le risorse e la loro disponibilità è creare un'attività pari al tempo impiegato dalle risorse per completarla.
Crea attività pari al tempo necessario per completarle
Ad esempio, Olivia deve individuare i mezzi di comunicazione per un progetto di logo design e fornire al suo collega William i risultati della sua ricerca entro il 24 giugno, in modo che possa iniziare il suo lavoro di graphic design. Prevede che questo compito le richiederà 3 giorni.
1/ Crea il compito: “Identificare i mezzi di comunicazione”:
2/ Indica nella scheda “Quando” dell’attività che l’attività avrà luogo dal 21 al 23 giugno:
In questo modo si ottiene una visione dell'occupazione delle risorse che coincide con la durata delle attività programmate.
Pertanto, la vista "Chi" del progetto mostra direttamente il carico di lavoro per risorsa sul progetto:
Questo modo di procedere trova il suo pieno valore nella vista Calendari in modalità Multiprogetti, dove è possibile tracciare il carico di lavoro delle risorse su tutti i progetti a cui sono interessate:
In questa visualizzazione, noterai immediatamente le modifiche da apportare alla pianificazione. Ad esempio, martedì 1° giugno, Olivia dovrà lavorare mezza giornata al progetto "Progettazione del nuovo logo", ma anche due giornate intere ad altri progetti. Questo significa due giorni e mezzo di lavoro da svolgere in un giorno. Quindi, dovrai fare una scelta e spostare due delle tre attività.
In sintesi, allineando la durata delle attività al tempo da dedicare alle risorse è possibile visualizzare la disponibilità delle risorse consultando le pianificazioni di tutti i progetti. Beesbusy rende questa operazione molto intuitiva grazie alla vista "Chi" del progetto e alla vista Calendari in modalità Multi-progetto, dove il responsabile della pianificazione avrà una panoramica.
Il limite principale di questo metodo
Tuttavia, questo approccio avrà i suoi limiti quando sarà necessario distinguere tra la durata di un'attività e il carico di lavoro e le risorse ad essa assegnate. Sarà quindi necessario implementare una gestione del tempo reale, che preveda la registrazione del tempo impiegato per ogni attività dalle risorse interessate.