Qual è la base documentaria?
La base documentale di un progetto consente di:
- Visualizza tutti gli allegati assegnati a questo progetto o alle attività in questo progetto.
- Gestisci gli allegati (aggiungi, elimina, visualizza in anteprima).
Visualizzazione della base documentaria
Per accedere a tutti gli allegati assegnati alle attività di un progetto, vai al progetto desiderato e clicca sulla graffetta in alto a destra dello schermo.
Si può distinguere tra:
- Gli allegati assegnati alle attività con nomi nella colonna "attività" sulla bacheca.
- Gli allegati vengono aggiunti direttamente al progetto senza un nome nella colonna "attività".
È possibile visualizzare l'anteprima di alcuni allegati cliccando sull'icona a forma di occhio a destra delle righe degli allegati. Solo alcuni formati consentono l'anteprima:
- Immagine/bmp.
- Testo/htm.
- Testo/html.
- Immagine/jpg.
- Immagine/jpeg.
- Applicazione/pdf.
- Immagine/png.
- Immagine/tiff.
- Testo/semplice.
Gli allegati possono essere scaricati cliccando sull'icona della freccia rivolta verso il basso.
Se non riesci a trovare un allegato, puoi cercarlo per parole o numeri utilizzando la barra di ricerca nella parte superiore della base documentaria:
Gestione della base documentale
Aggiungere documenti a un progetto
È possibile aggiungere allegati al progetto dalla base documentale.
Per farlo, accedi alla base documentale del progetto e clicca sul pulsante “Aggiungi allegato”, con il selettore posizionato su “Progetto”.
Potete scegliere tra:
- Aggiungi un file.
- Aggiungi un collegamento.
Aggiungi un file
Per aggiungere un file, basta cliccare su "un file" e apparirà una finestra per selezionare il file salvato sul computer.
Una volta selezionato, l'allegato verrà visualizzato nella base del documento con un'icona di download per aprire il file.
Aggiungi un collegamento
Per aggiungere un collegamento, clicca su "Aggiungi un collegamento". Apparirà questa finestra:
Compila i campi “Nome” e “Link”, quindi clicca su “Conferma”.
Come per l'aggiunta di un file, il collegamento verrà visualizzato nel database dei documenti con un'icona a forma di freccia rivolta verso destra per aprire il collegamento.
Aggiunta di documenti alle attività dalla base documentale
È anche possibile aggiungere documenti alle attività dalla base documentale.
Per fare ciò, accedi al database dei documenti del progetto e clicca sul pulsante “Aggiungi allegato”, con il selettore posizionato su “Attività”.
È quindi possibile selezionare l'attività a cui si desidera aggiungere l'allegato.
Per gestire gli allegati direttamente nelle attività del progetto, cliccare sul seguente link: https://www.beesbusy.com/resources/features/tasks/attachment-task/
Eliminazione di un documento dalla base documentale
Per eliminare documenti da un progetto, vai alla base documentale del progetto e clicca sul cestino a destra del documento desiderato.
Buono a sapersi: l'eliminazione di un documento è definitiva.
Visualizzazione degli allegati in base ai diritti dell'utente
- Sola lettura limitata: i membri con stato di "sola lettura limitata" sul progetto possono vedere solo gli allegati delle attività loro assegnate.
- Modifica limitata: i membri con stato "modifica limitata" sul progetto possono leggere e aggiungere allegati solo alle attività loro assegnate. Possono eliminare solo gli allegati che hanno aggiunto.
- Sola lettura: i membri che hanno accesso in "sola lettura" al progetto possono visualizzare tutti gli allegati, ma non possono eliminarli o aggiungerli.