Reportistica
La funzionalità di reporting consente di creare dashboard personalizzate. È particolarmente utile per il monitoraggio del tempo.
I report vengono presentati in formato tabella e il loro meccanismo di creazione è simile a quello delle tabelle pivot di Excel.
Per creare il tuo report, vai su "Dashboard", poi sulla scheda "Reporting" e clicca sul pulsante "Nuovo report":
Si aprirà quindi una finestra pop-up che ti consentirà di creare il tuo report:
Come puoi vedere, la sezione di sinistra viene utilizzata per configurare il reporting, mentre la sezione di destra visualizza i dati del reporting una volta configurati.
In questo articolo vedremo come configurare i report e poi come visualizzare i dati.
Parametri di segnalazione
Scelta di uno o più progetti
Facendo clic sul pulsante "Seleziona progetti", si apre una finestra pop-up che consente di selezionare i progetti in modalità Semplice o Avanzata.
La modalità semplice consente di selezionare i progetti uno alla volta oppure tutti i progetti con un clic:
La modalità avanzata consente di definire un ambito dinamico per i report, selezionando uno o più campi speciali:
Scelta del formato
Questo menu ti consente di scegliere diversi formati per i tuoi report futuri, i primi 2 sono i più utilizzati:
- Tabella: tabella semplice in righe e colonne:
- Heatmap della tabella: le caselle nella tabella sono colorate più o meno intensamente a seconda del valore contenuto: più alto è il valore, più la casella sarà colorata:
- Mappa termica delle colonne della tabella.
- Mappa termica delle righe della tabella.
Tipo di calcolo
Questo menu offre diversi modi per calcolare i valori visualizzati nel report:
- Somma: somma i valori.
- Contare.
- Conta i valori univoci.
- Somma su somma.
- Somma contro somma: confronta i tipi di tempo tra loro.
- Somma come frazione totale.
- Somma come righe di frazioni.
Scegliere un'opzione
A seconda del metodo di calcolo scelto, potresti avere o meno la possibilità di scegliere una delle seguenti opzioni:
Questo è il tipo di tempo che vuoi monitorare nel tuo reporting.
Per i calcoli "Somma su somma" e "Somma contro somma", dovrai scegliere due opzioni, ad esempio "Tempo pianificato" e "Tempo totale".
Quando viene indicata un'opzione temporale, è necessario specificare se si desidera effettuare il report in giorni o in ore:
Scelta degli elementi di riga e colonna
Dopo aver definito l'ambito e i metodi per il calcolo e la presentazione dei dati, puoi creare il tuo report scegliendo gli elementi da visualizzare in righe e colonne:
Per visualizzare gli elenchi delle attività in riga, fare clic sul segno + a destra di "Elenco attività" e selezionare la voce "Nome elenco attività". Questo apparirà sotto la tabella di selezione:
Puoi scegliere di visualizzare più elementi, sia in righe che in colonne. Ad esempio, se stai creando un report per monitorare più progetti, puoi scegliere di visualizzare sia i nomi dei progetti che quelli degli elenchi di attività nelle righe:
È possibile modificare l'ordine di questi elementi trascinandoli e rilasciandoli uno sopra l'altro. In questo modo, l'ordine in cui vengono presentati nella tabella di reporting cambia.
Visualizzazione dei dati di reporting
Una volta completata la configurazione, vai sul lato destro per accedere ai report.
Devi:
- Assegna un nome al report.
- Scegli un colore.
- Scegli un periodo.
- Salva.
Se hai scelto di visualizzare "Data delle ore" nelle impostazioni di riga o colonna, devi anche scegliere una periodicità (giorno, settimana, mese, trimestre, anno).
Ad esempio, ecco un report con frequenza mensile, calcolato a partire da dati che coprono un periodo di quattro mesi:
In ogni caso, solo dopo aver salvato per la prima volta il tuo reporting potrai cliccare sul pulsante “Aggiorna dati”, che ti permetterà di ottenere i dati aggiornati per il tuo reporting:
Dopo aver cliccato su "Aggiorna dati", Beesbusy ti presenta il report:
Se il reporting non soddisfa appieno le tue esigenze, puoi modificarne le impostazioni. Dovrai quindi aggiornare nuovamente i dati per vedere l'impatto delle nuove impostazioni.
Se lo desideri, puoi anche modificarlo in seguito.
Tutti i report salvati vengono quindi visualizzati come schede nella scheda "Reporting" della dashboard:
Utilizzando il menu a tre punti nell'angolo in alto a destra, è possibile eliminarli o modificarli.
Infine, cliccando su un report, questo si apre e puoi visualizzarlo, aggiornare i dati e anche stamparlo come PDF o esportarlo in Excel:
