Dans les organisations, le temps est souvent synonyme de complexité. Il est donc essentiel de le comprendre pour travailler efficacement, motiver les équipes et atteindre les objectifs fixés. Cet article présente deux clés du succès pour retrouver sérénité et visibilité grâce à l'élaboration de plannings réalistes.
Comment ça se passe au travail ?
« Nous avons beaucoup à faire », « Je ne sais pas par où commencer », « Nous avons des projets dans tous les sens »… ce sont les réponses les plus fréquentes à la question traditionnelle : « Comment va le travail ? »
Le constat sous-jacent à ces réponses est le même quel que soit le secteur ou le rôle de l'individu : c'est difficile pour tout le monde !
Les équipes subissent une pression croissante, avec un nombre grandissant de tâches à accomplir dans des délais théoriques toujours plus courts. Le roulement du personnel, l'épuisement professionnel et d'autres problèmes sont des conséquences de cette pression sur les employés.
Cela est particulièrement vrai pour les cadres intermédiaires qui doivent gérer leurs tâches, superviser le travail de leurs équipes et/ou de leurs clients et partenaires, et rendre compte à leurs supérieurs.
Même les personnes les plus organisées établissent des plannings pour planifier leurs tâches et suivre leurs progrès, mais la réponse est invariablement la même : « Je suis débordé(e). »
Comment peuvent-ils se sortir de cette situation et retrouver la sérénité et la visibilité ?
Les 2 clés de la sérénité
Il existe 2 clés essentielles :
- Évaluer le temps
Il est nécessaire d'évaluer le temps requis pour accomplir chaque tâche, y compris les réunions, les éléments divers, les petites tâches récurrentes, etc.
- Planifiez le temps
Il est nécessaire d'assurer la visibilité des équipes et de respecter les contraintes de chacun afin de garantir l'alignement et la mobilisation de toutes les parties prenantes.
L'évaluation du temps nécessaire à l'exécution des tâches et la prise en compte des contraintes sont essentielles pour permettre à l'équipe et à soi-même de travailler efficacement.
La mise en œuvre de ces deux clés du succès se traduit par la création d'horaires réalistes, en accordant une attention particulière à :
- Il convient de distinguer le temps nécessaire à l'exécution d'une tâche (charge de travail) de sa durée. La confusion entre charge de travail et durée d'une tâche est l'erreur la plus fréquente.
La charge de travail est de 4 jours, mais la durée de la tâche est de 10 jours car d'autres sujets doivent être traités pendant cette période.
- Tenez compte des congés et des heures de travail de chaque personne. Ceux-ci peuvent en effet varier d'un individu à l'autre (4/5, 35 h, 36 h, 38 h 30, etc.).
La charge de travail attribuée sur une semaine à une personne travaillant 28 heures ne peut pas être la même que celle attribuée à une personne travaillant 35 heures par semaine.
Distinguer la durée de la tâche et la charge de travail
La distinction entre la durée d'une tâche et la charge de travail qui lui est allouée n'est pas intuitive et nécessite une certaine pratique pour être facilement comprise.
De plus, estimer le temps nécessaire pour accomplir une tâche peut s'avérer complexe et chronophage, car cela nécessite souvent une communication entre différentes parties prenantes.
De plus, trop de personnes négligent cette étape et s'arrêtent à la planification des tâches sans évaluer le temps nécessaire à leur exécution, ce qui entraîne des calendriers inexacts avant même que le travail n'ait commencé.
Une personne peut avoir huit tâches programmées pour la semaine, même si la charge de travail pour chaque tâche ne représente qu'une journée.
Tenez compte des capacités et des contraintes
L'évaluation des capacités est plus intuitive, mais elle est souvent incomplète car toutes les contraintes ne sont pas prises en compte (réunions, absences, etc.) et la charge de travail de l'individu est soit inconnue, soit non suivie.
Un individu peut avoir une tâche représentant une charge de travail complète pour une journée donnée, même s'il a deux points d'équipe ce jour-là.
Dans ce cas, leur charge de travail est de 150 % (100 % pour la tâche et 50 % pour les points d'équipe) pour cette journée, ce qui les empêche de respecter leur planning.
Le rôle du manager est de répartir la charge de travail afin de garantir que la charge de travail de chaque membre de l'équipe soit proche de 100 % pour la journée, la semaine ou le mois, en fonction de la méthode de suivi et du niveau d'autonomie de l'équipe.
Ce travail d'évaluation et de planification du temps, tenant compte des capacités individuelles, est essentiel et précieux. Il est gratifiant pour un chef de projet d'assurer la visibilité, de permettre à ses équipes de travailler efficacement et de respecter les délais.
Une fois ces facteurs clés de succès compris, l'élaboration d'un planning réaliste est un outil très puissant qui vous permet d'optimiser le travail des membres de votre équipe en fonction de leurs compétences, de la séquence des tâches, des absences, de l'avancement des tâches, etc.
Il s'agit donc d'un véritable outil de performance et de productivité qui contribue également à la satisfaction de toutes les parties prenantes dans le cadre d'un travail réalisé dans les délais impartis !