Nous assistons à l'émergence de nombreux outils de travail collaboratif conçus pour faciliter le travail d'équipe et optimiser la productivité.
Cependant, ces outils atteignent très rarement leur objectif et sont rapidement abandonnés par les utilisateurs. Dans certains cas, la solution est même abandonnée avant d'être déployée auprès de tous les utilisateurs.
Parallèlement, les équipes sont de plus en plus sollicitées et doivent accomplir un nombre croissant de tâches dans des délais théoriques toujours plus courts. Cette pression exercée sur les employés entraîne un roulement de personnel important, un épuisement professionnel et d'autres problèmes.
Une situation paradoxale
Comment se fait-il que, malgré le nombre croissant d'outils dont nous disposons pour nous organiser, nous retrouvions dans cette situation apparemment paradoxale ?
Est-ce la prolifération des outils qui contribue au surmenage des individus ?
La multiplication des outils fragmente certes nos actions et disperse nos efforts, mais ce n'est pas la raison principale. C'est d'autant plus vrai que nous avons toujours été confrontés à ces problèmes, mais ils sont aujourd'hui encore plus criants avec les outils dont nous disposons.
Quels que soient les outils, c’est la méthode utilisée qui nous permet de travailler efficacement, de coordonner les tâches et de respecter les délais.
Alors, en quoi consiste cette méthode ? Existe-t-il une seule méthode ou plusieurs ?
On pourrait croire qu'il existe plusieurs méthodes, mais en réalité, il n'y en a qu'une seule.
En effet, la seule façon d'établir des plannings réalistes et de permettre à votre équipe de travailler efficacement est d'évaluer la charge de travail et de la planifier en tenant compte des autres contraintes de l'équipe.
Deux exemples
Les deux exemples les plus fréquents :
Exemple 1:
Réunion d'équipe lundi matin :
Christine, la responsable : « Jean, combien de temps vous faudra-t-il pour terminer ce travail ? »
Jean : « Cela me prendra 10 jours. »
Christine : « Ce sera prêt pour vendredi prochain, n'est-ce pas ? »
Jean : « Oui. »
Christine : « D’accord, noté. »
Deux semaines plus tard, réunion d'équipe le lundi matin :
Christine : « Alors Jean, tu as terminé ? »
Jean : « Non, je n'ai pas eu le temps de terminer. »
Christine : « Oh, c'est dommage, nous comptions sur ça pour qu'Eric se lance dans le prochain projet. »
Jean : « Je sais, mais j'étais occupé par d'autres choses. J'ai dû régler un problème avec Frédéric, j'ai aussi travaillé sur l'autre projet avec Simon, j'ai eu une journée de congé prévue de longue date la semaine dernière, etc. »
Christine : « Alors, quand penses-tu avoir terminé ? »
Jean : « Je ne suis pas vraiment sûr, j'espère d'ici la fin de la semaine. »
Jean perçoit la déception de Christine ; il se sent mal à l'aise au sein de l'équipe car le travail va devoir être reporté, et il n'ose plus s'engager.
Les délais ne sont pas respectés et Christine n'a aucune visibilité sur la date d'achèvement des travaux et ne peut donc pas planifier avec précision les prochaines étapes.
Exemple 2:
Pierre, le responsable, a planifié toutes les tâches de son équipe afin d'en assurer la visibilité. Il a établi un planning en attribuant chaque tâche à un ou plusieurs membres, en veillant à leur enchaînement, et a défini des étapes clés pour marquer les phases importantes.
Pierre présentera les résultats de son travail lundi matin pour lancer la semaine.
Chacun repart avec sa feuille de route et convient de se retrouver le lundi suivant pour faire le point sur le travail accompli et lancer les prochaines tâches (le sprint suivant). Pierre est confiant et rassuré quant à la réussite du projet.
Malheureusement, malgré des efforts considérables et une planification minutieuse, aucun membre de l'équipe n'a pu respecter les délais ni mener à bien ses tâches.
Pierre est déconcerté et frustré, remettant en question l'engagement de son équipe puisque personne n'a contesté le plan lors de la réunion de présentation.
Les membres de l'équipe sont déçus de ne pas avoir répondu aux attentes de Pierre, même s'il essaie de leur faciliter la tâche avec son planning et ses feuilles de route.
Personne ne comprend vraiment pourquoi les tâches n'ont pas été accomplies à temps, et ce scénario se répète sans cesse, créant des tensions et un épuisement professionnel au sein des équipes, qui peinent soit à donner le meilleur d'elles-mêmes, soit, à l'inverse, se désengagent, ce qui est tout aussi dommageable.
La source du problème : un manque de planification de la charge de travail
Comment peut-on se retrouver dans de telles situations, et qu'ont en commun ces deux scénarios ?
Dans les deux cas, la source du problème est la même : la charge de travail n’est pas planifiée en tenant compte des contraintes existantes.
Dans l'exemple 1, Jean estime la charge de travail à 10 jours, mais il confond durée et charge de travail. Il affirme également pouvoir terminer le travail en 2 semaines (5 jours ouvrables par semaine).
Cependant, Jean ne tient pas compte des autres tâches ou contraintes qu'il pourrait avoir pendant cette période (affaires internes, un autre projet en cours, son jour de congé prévu de longue date, etc.). Ces autres tâches et contraintes représentent une charge de travail de 5 jours sur la période et ne peuvent être reportées.
Une planification réaliste consiste à répartir la charge de travail de 10 jours et les contraintes de 5 jours sur cette même période. On considère donc une charge de travail totale de 15 jours et, par conséquent, un délai réaliste pour la réalisation des travaux de 15 jours, soit 3 semaines.
Dans le second exemple, la charge de travail des tâches n'est pas évaluée. Dans ce cas, Pierre peut facilement planifier 8 tâches pour un membre de l'équipe au cours de la semaine, alors que la charge de travail de chaque tâche ne représente qu'une journée.
Il est donc impossible pour le membre de l'équipe en question de respecter son planning, avant même que la semaine n'ait commencé.
Planification réaliste
Une planification réaliste implique d'évaluer la charge de travail de chaque tâche et de l'organiser en conséquence. Pierre se rendra vite compte qu'il lui est impossible de terminer son planning en 5 jours. Il peut alors reporter 3 tâches à la semaine suivante. Cet exercice présente également l'avantage de prioriser les tâches afin de déterminer lesquelles seront maintenues la première semaine et lesquelles seront reportées à la seconde.
La clé, l'unique moyen d'établir des plannings réalistes et de travailler efficacement, est d'évaluer et de répartir la charge de travail en tenant compte des contraintes. Il est même recommandé de prévoir la charge de travail liée aux réunions, aux imprévus (il y en a toujours…), etc.
L'objectif est de garantir que le taux d'utilisation de chaque membre de l'équipe soit proche de 100 % pour la journée, la semaine ou le mois, en fonction des méthodes de planification et de suivi et du niveau d'autonomie de l'équipe.
Il est également essentiel de prendre en compte les congés payés et les heures de travail des employés. Ces dernières peuvent varier d'un employé à l'autre (4/5 temps, 35 heures, 36 heures, 38.5 heures, etc.).
La charge de travail attribuée à une personne travaillant 28 heures par semaine ne peut pas être la même que celle attribuée à une personne travaillant 35 heures par semaine.
Le calcul du taux d'occupation doit prendre en compte ces éléments afin de vous alerter et de vous aider à établir un planning réaliste.
Travail crucial
Ce travail est essentiel et précieux. Pour un chef de projet, il est gratifiant d'assurer la visibilité, de permettre à ses équipes de travailler efficacement et de respecter les délais.
Cependant, la distinction entre la durée d'une tâche et la charge de travail qui lui est allouée n'est pas intuitive et nécessite un apprentissage pour développer des réflexes de base.
Une fois compris, c'est un outil très puissant : j'ai peut-être une charge de travail de 30 jours, mais si j'affecte trois personnes à temps plein au projet, je peux terminer le travail en 10 jours.
Nous pouvons ensuite aller plus loin et optimiser les contributions des membres de l'équipe en fonction de leurs compétences, de la séquence des tâches, des absences, de l'avancement des tâches, etc.
C'est un véritable outil de performance et de productivité.