La manière la plus simple de gérer vos ressources et leur disponibilité est de créer une tâche dont la durée correspond au temps nécessaire pour l'accomplir avec les ressources disponibles.
Créez des tâches dont la durée correspond au temps nécessaire pour accomplir ces tâches.
Par exemple, Olivia doit identifier les supports de communication pour un projet de création de logo et transmettre les résultats de ses recherches à son collègue William avant le 24 juin afin qu'il puisse commencer son travail de conception graphique. Elle estime que cette tâche lui prendra trois jours.
1/ Elle crée la tâche : « Identifier les supports de communication » :
2/ Elle indique dans l’onglet « Quand » de la tâche que celle-ci aura lieu du 21 au 23 juin :
Vous obtenez ainsi une vue d'ensemble de l'occupation des ressources qui correspond à la durée des tâches planifiées.
Ainsi, la vue « Qui » du projet affiche directement la charge de travail par ressource sur le projet :
Cette méthode prend tout son sens dans la vue Calendriers du mode Multi-projets, où il est possible de suivre la charge de travail des ressources sur tous les projets auxquels elles participent :
Dans cette vue, vous constaterez immédiatement les modifications à apporter au planning. Par exemple, le mardi 1er juin, Olivia devra travailler une demi-journée sur le projet de création du nouveau logo, mais aussi deux jours complets sur d'autres projets. Cela représente deux jours et demi de travail en une seule journée. Vous devrez donc faire un choix et décaler deux des trois tâches.
En résumé, l'alignement de la durée des tâches sur le temps alloué aux ressources permet de visualiser leur disponibilité en consultant les plannings de tous les projets. Beesbusy rend cette démarche très intuitive grâce à la vue « Qui » du projet et à la vue Calendriers en mode Multi-projets, offrant ainsi une vue d'ensemble au responsable de la planification.
La principale limite de cette méthode
Cependant, cette approche présente des limites lorsqu'il s'agit de distinguer la durée d'une tâche de la charge de travail et des ressources qui lui sont allouées. Il sera donc nécessaire de mettre en œuvre une gestion en temps réel, impliquant l'enregistrement du temps consacré à chaque tâche pour les ressources concernées.