Créer une réunion Outlook à partir d'une tâche Beesbusy
Avertissement : cette fonctionnalité est uniquement disponible si vous avez connecté Beesbusy à votre compte Office 365. Pour plus d’informations, consultez l’article consacré à la configuration de la connexion avec Office 365 : https://www.beesbusy.com/resources/features/connectors-synchronizations/connect-account-office-365-google-calendar/
Pour créer une réunion, cliquez à droite de la tâche sur l'icône « Réunion » :
Vous pouvez créer une réunion à partir d'une tâche uniquement si cette tâche est planifiée.
Configurer la réunion
Vous pouvez ensuite inviter des membres à cette réunion, même s'ils ne sont pas affectés à la tâche. Grâce au menu déroulant, vous pouvez sélectionner les membres de votre liste. Vous pouvez également inviter n'importe qui en indiquant son adresse e-mail dans le champ prévu à cet effet.
Vous pouvez ajouter une description à cette réunion ainsi que le lieu où elle se tiendra. La date et l'heure de la réunion sont définies en fonction de la planification des tâches (dates et heures de début et de fin).
Veuillez noter qu'il est impossible de programmer la réunion à un moment différent de celui de la tâche. La tâche et la réunion ne font qu'un.
Si vous souhaitez que la réunion se déroule en vidéoconférence Teams, cochez simplement la case « Ajouter une réunion Teams ».
Cliquez sur « Envoyer l’invitation » pour valider la réunion. Un courriel de confirmation sera automatiquement envoyé aux participants invités.
Réponses des membres
En fonction de la réponse des participants à cette invitation, la réunion sera programmée dans leur calendrier de messagerie. Vous pouvez également consulter la réponse de chaque personne grâce à l'icône située à côté de son nom (en attente, acceptée, refusée).
Modifier la réunion
Si vous souhaitez modifier des éléments de la réunion, effectuez vos modifications puis cliquez sur « Envoyer une mise à jour ». Les participants recevront la mise à jour.
Si vous souhaitez annuler la réunion, cliquez sur « Annuler la réunion ».