Pour accéder à la vue « Qui », sélectionnez un projet dans la colonne de gauche, puis cliquez sur l’onglet « Qui ».
Vue d'ensemble de la planification des ressources
Cette vue vous permet d'afficher et d'organiser les tâches de chaque membre sous forme de chronologie. Sur la ligne correspondant à chaque membre, vous voyez les tâches qui lui sont assignées.
Vous pouvez également attribuer directement une charge de travail à un membre et consulter son taux d'occupation journalier.
Dans la vue Qui, vous pouvez choisir entre « Afficher les tâches » ou « Afficher les journaux de temps », grâce à un menu situé en haut à gauche de la vue :
En mode « Afficher les tâches », vous pouvez :
- Planifiez une tâche.
- Reprogrammer, prolonger ou raccourcir la durée d'une tâche.
- Afficher les tâches non attribuées.
- Attribuer les tâches non attribuées.
- Afficher l'état de la tâche.
En mode « Affichage des journaux temporels », vous pouvez :
- Planifier la charge de travail.
- Consultez les taux d'occupation.
Dans les deux modes, vous pouvez :
- Partager un projet.
- Affichage de la feuille de temps.
- Modifiez les paramètres d'affichage.
Afficher les tâches
Planifier une tâche
Vous pouvez planifier directement une tâche existante (non encore planifiée) dans le planning. La tâche apparaît en gris dans le planning (en face du nom d'un membre si elle est affectée, ou dans la catégorie « Tâches non affectées » en bas du planning si elle ne l'est pas).
Cliquez directement sur la tâche dans le calendrier et déplacez-la à la date souhaitée pour la programmer.
Vous pouvez également cliquer sur la tâche, puis sur l'onglet « Quand » de la fenêtre de détails de la tâche. Vous pourrez alors ajouter les dates, les heures et la durée.
Reprogrammer, prolonger ou raccourcir une tâche
Pour modifier directement la durée ou les dates d'une tâche dans le planning :
- Pour reprogrammer une tâche, utilisez le glisser-déposer.
- Pour prolonger ou raccourcir une tâche, placez votre curseur à une extrémité de la tâche et utilisez les poignées pour modifier sa durée.
Si cette modification affecte une ou plusieurs tâches liées, ces tâches sont automatiquement déplacées.
Pour modifier la durée ou les dates d'une tâche dans le panneau des détails de la tâche : cliquez sur la tâche dans le planning pour afficher la fenêtre des détails de la tâche, puis accédez à l'onglet « Quand ». Vous pouvez alors modifier les dates, les heures et la durée.
Dans la vue Qui, vous pouvez consulter les liens et les étapes clés, mais vous devez accéder à la vue Quand pour les modifier.
Afficher les tâches non attribuées
Vous pouvez consulter la liste des membres du projet dans la colonne située à gauche de la planification. En dessous se trouve le panneau « Tâches non attribuées ». Le nombre indique le nombre de tâches incluses dans cette catégorie. Cliquez sur le panneau pour l'ouvrir et afficher les tâches dans le planning.
Attribuer les tâches non attribuées
Pour attribuer une tâche non attribuée à un membre, cliquez et faites glisser la tâche vers la ligne du membre auquel vous souhaitez l'attribuer.
Si vous avez ouvert le panneau des tâches non attribuées, vous pouvez également attribuer une tâche en cliquant sur le stylo qui apparaît lorsque vous survolez la colonne des tâches non attribuées avec la souris :
Le menu déroulant permettant de sélectionner les membres ou les étiquettes intelligentes apparaîtra.
Pour attribuer la tâche à plusieurs membres, cliquez sur la tâche dans la planification pour afficher les détails, puis dans l'onglet « Qui », effectuez vos modifications.
Consultez l'article sur l'attribution des tâches pour en savoir plus : https://www.beesbusy.com/resources/features/tasks/assign-members-task/
Faites glisser une tâche pour modifier son affectation.
Pour déplacer une tâche d'un membre à un autre, cliquez sur la tâche et faites-la glisser sur la ligne du membre auquel vous souhaitez l'attribuer.
Si le membre initial a indiqué le temps passé sur la tâche, ou s'il a effectué une ou plusieurs actions, la tâche est dupliquée afin de garder une trace de ce qui a été fait (temps ou action) : elle reste attribuée au membre initial qui a effectué une action, et est attribuée à la personne à qui vous l'avez confiée.
Pour attribuer la tâche à plusieurs membres, cliquez dessus dans le planning afin d'afficher ses détails. Ensuite, dans l'onglet « Qui », effectuez vos modifications.
Pour en savoir plus, consultez l'article consacré à l'attribution des tâches : https://www.beesbusy.com/resources/features/tasks/assign-members-task/
Afficher l'état de la tâche
Un code couleur est utilisé pour afficher l'état des tâches en fonction de leur planification :
- Rouge : en retard.
- Orange : en cours.
- Gris : bientôt disponible.
- Vert : terminé.
Afficher les heures supplémentaires
Lorsque le temps initial enregistré pour une tâche dépasse sa durée prévue, le dépassement est matérialisé par des lignes obliques.
Mode d'affichage des journaux temporels
Planifier la charge de travail
En sélectionnant « Afficher les journaux de temps » dans la vue « Qui », vous pouvez attribuer une charge de travail à un membre.
Pour chaque membre de l'équipe, vous disposez de créneaux horaires (correspondant à la durée de la tâche) durant lesquels vous pouvez planifier sa charge de travail. Ces créneaux horaires sont représentés par des zones colorées (de la couleur de votre projet).
Consulter les taux d'occupation
Les taux d'occupation sont affichés sur la fiche du membre et correspondent à son taux d'occupation journalier sur l'ensemble des projets auxquels il est affecté. Lors de la planification de la charge de travail, le taux d'occupation permet de vérifier la disponibilité d'un membre et sa durée, mais aussi de détecter une surcharge de travail.
Couleurs du taux d'occupation :
- Vert : charge de travail planifiée.
- Gris : charge de travail disponible.
- Rouge : charge de travail dépassant la durée de la journée du membre.
Actions que vous pouvez effectuer dans les deux modes de la vue Qui du projet
Partager un projet
Sous la liste des membres, vous pouvez sélectionner un nouveau membre à ajouter au projet via le menu déroulant « Rechercher un membre ». Si le membre n'est pas encore dans votre liste, saisissez son nom ; il sera automatiquement créé et ajouté à la fois à votre liste de membres et à la liste des membres qui partagent le projet.
Utilisez le bouton bascule pour rechercher un membre ou une étiquette intelligente.
Exporter la feuille de temps (export Excel)
Consultez cet article pour en savoir plus : https://www.beesbusy.com/resources/features/time-management/time-display/
Modifier les paramètres d'affichage
- Utilisez les filtres en haut à droite pour personnaliser l'affichage (par membre, étiquette intelligente, statut de la tâche, libellés).
- Utilisez l'icône de calendrier en bas à droite pour choisir une date d'affichage et les flèches pour naviguer.
- Ajustez le niveau de zoom à l'aide du curseur et des icônes situées en bas à droite.
- Cliquez sur l’icône d’engrenage « Paramètres » en haut à droite de la fenêtre pour personnaliser les options d’affichage. Pour plus d’informations, veuillez consulter l’article consacré aux options d’affichage du projet : https://www.beesbusy.com/resources/features/project/display-options-project/
