Le workflow
Vous pouvez configurer un ou plusieurs workflows pour un projet.
En résumé, l'objectif d'un workflow est de représenter un processus sous forme d'étapes et de limiter la progression des tâches de l'étape de départ à l'étape d'arrivée en respectant certaines conditions.
La fonctionnalité de workflow vous permet de définir les étapes du processus, les transitions entre les étapes, ainsi que les contraintes associées aux étapes et/ou aux transitions.
Seuls les membres disposant des droits d'administrateur de projet peuvent créer et/ou modifier un workflow.
Dans cet article, vous apprendrez d'abord comment les workflows sont visibles par l'utilisateur, puis comment configurer un workflow.
Présentation du workflow dans le cadre du projet Beesbusy
Sélection du workflow dans la tâche
Plusieurs workflows peuvent être actifs sur un projet. Par conséquent, pour chaque tâche, vous devez spécifier le workflow qui lui est attribué.
Dans l'onglet Workflow de la tâche, un menu déroulant vous permet de choisir le workflow pour cette tâche, ou de n'en définir aucun :
Bon à savoir : une option de configuration permet de choisir un flux de travail qui sera attribué par défaut à toutes les nouvelles tâches créées dans le projet. Cela évite de devoir sélectionner un flux de travail pour chaque tâche si un seul flux s’applique à l’ensemble du projet. Pour activer cette option, vous devez au préalable configurer et enregistrer votre workflow.
Lire les étapes du workflow dans la tâche
Une fois le workflow choisi, le panneau latéral de la tâche affiche l'étape du workflow dans laquelle se trouve la tâche, ainsi que l'étape suivante :
Actions à effectuer pour passer à l'étape suivante
Si des actions permettant de passer à l'étape suivante ont été configurées, elles sont répertoriées sous le nom de l'étape suivante :
Les actions obligatoires sont signalées par une étoile rouge à droite de leur nom. Dans ce cas, le bouton « Confirmer » n’est cliquable qu’une fois les actions terminées.
Actions à effectuer dans l'étape de workflow actuelle
Si le workflow vous demande d'effectuer des actions à l'étape actuelle, ces actions s'affichent sous le nom de l'étape actuelle et au-dessus du nom de l'étape suivante :
Maintenant que vous avez vu ces principaux éléments de l'interface utilisateur, vous allez découvrir comment créer puis configurer un workflow.
Création et configuration du workflow
Création du workflow
Comment créer un workflow ?
Accédez aux paramètres du projet, section « Workflow ».
Si des workflows ont déjà été créés, ils apparaîtront dans cette section.
Pour créer et configurer un nouveau workflow, cliquez sur « Ajouter un workflow ».
Une fenêtre « Nouveau workflow » apparaîtra alors, avec plusieurs champs à remplir :
Seuls les champs « Nom » et « Description » sont obligatoires.
Si votre projet comporte des rôles, vous pouvez désigner un ou plusieurs « Rôles privilégiés » ici. Les membres ayant un rôle par défaut pourront contourner les contraintes de workflow si leur rôle par défaut est désigné comme rôle privilégié. Pour en savoir plus sur les rôles, consultez l'article correspondant en cliquant sur le lien suivant : https://www.beesbusy.com/resources/features/tasks/roles/
Vous pouvez choisir une étiquette pour visualiser plus rapidement, au sein du projet, quel workflow est associé à quelle tâche. Ceci est particulièrement utile lorsqu'il existe plusieurs workflows actifs dans le projet et que, par conséquent, toutes les tâches ne suivent pas le même workflow.
La case à cocher « Workflow par défaut du projet », comme son nom l'indique, attribue automatiquement le workflow approprié à toute nouvelle tâche créée dans le projet.
Cliquez sur « Créer » pour valider ces éléments et commencer à configurer le workflow.
Tous ces éléments peuvent être modifiés ultérieurement en cliquant sur les 3 petits points à droite du nom du workflow, puis sur « Modifier ».
Comme vous pouvez le constater, il est également possible de dupliquer ou de supprimer un workflow via ce menu.
Structurer le workflow
Voici les éléments qui constituent un workflow :
- Une étape de départ et une étape d'arrivée.
- Une ou plusieurs étapes intermédiaires.
- Transitions entre ces étapes.
Voici les trois éléments qui vous sont présentés par défaut lors de la création du workflow :
Cliquez sur le bouton « Ajouter une étape » situé en haut à gauche si vous souhaitez ajouter une étape :
Vous pouvez glisser-déposer les étapes pour les positionner dans l'ordre souhaité.
Lorsque vous reliez une étape à une autre en faisant glisser le cercle situé à droite du nom de l'étape, la transition apparaît automatiquement.
Voici un exemple de workflow avec quelques étapes supplémentaires :
Comme vous pouvez le constater dans cet exemple, une étape peut être suivie de plusieurs étapes de votre choix. Dans la tâche, vous devrez ensuite choisir l'étape suivante à laquelle la tâche doit se diriger une fois l'étape actuelle terminée.
N'oubliez pas de cliquer régulièrement sur le bouton « Enregistrer » en haut à droite afin de ne pas perdre votre travail de configuration de votre workflow :
Configuration des transitions
Lorsque vous cliquez sur une transition, la fenêtre des paramètres de transition s'ouvre :
Les 3 premiers éléments des transitions seront visibles pour l'utilisateur, dans le panneau latéral « Workflow » de la tâche :
Le champ « Étiquette »
L'étiquette de transition correspond au nom de l'étape suivante qui apparaît dans le panneau latéral de la tâche.
Le champ « Message »
Le message de transition s'affiche dans la zone de message du panneau latéral. Il est essentiel pour aider les utilisateurs à comprendre les actions à effectuer.
Le champ « Actions »
Les actions à effectuer, qu'elles soient facultatives ou obligatoires, sont affichées sous le message.
Quelles actions sont possibles ? Un menu déroulant propose les options suivantes : saisir un commentaire, saisir du temps réalisé, saisir du temps initial, saisir du temps planifié, ajouter une pièce jointe, saisir une information dans un champ spécial, envoyer une notification et consulter les rôles attribués aux membres de la tâche.
Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs actions.
Une fois l'action sélectionnée, vous pouvez la rendre obligatoire à l'aide de la case à cocher.
Le caractère obligatoire d'une action empêche le processus de passer à l'étape suivante tant qu'elle n'est pas terminée. Par conséquent, les actions non obligatoires ne sont pas bloquantes ; elles sont simplement recommandées.
Veuillez noter que concernant les actions obligatoires, il est impossible de contrôler qui les effectue ni quand elles sont réalisées. Par exemple, si vous demandez l'attribution d'un rôle à un membre pour passer à l'étape suivante, et que ce rôle a déjà été attribué par vous ou quelqu'un d'autre, l'action obligatoire est considérée comme terminée. Ceci s'applique également aux saisies de temps, aux pièces jointes, etc. Il est donc de la responsabilité de l'utilisateur de réaliser correctement les actions demandées, d'où l'importance de les expliquer clairement dans le message ci-dessus. Une exception à cette règle : si vous avez indiqué qu'un commentaire est obligatoire, Beesbusy vérifie que le dernier commentaire a bien été rédigé par la personne qui déclenche la transition du workflow.
Le champ de description permet de documenter l'action choisie dans le workflow. Il ne sera pas visible pour l'utilisateur dans le panneau latéral de la tâche.
Le champ « Rôle(s) requis pour effectuer l’action de transition »
Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs rôles qui seront nécessaires au membre souhaitant effectuer l'action de transition, c'est-à-dire faire passer la tâche à l'étape suivante du workflow.
Dans ce cas, même si toutes les actions obligatoires (ou facultatives) sont terminées, seuls les membres ayant l'un de ces rôles défini comme rôle par défaut sur le projet pourront faire passer la tâche à l'étape suivante en cliquant sur le bouton « Confirmer » dans le panneau latéral du workflow de la tâche.
Ces informations ne sont pas visibles dans le panneau latéral du workflow de la tâche.
Validation des paramètres de transition
Une fois vos choix effectués, cliquez sur le bouton « Confirmer » en bas de la fenêtre pour enregistrer vos paramètres de transition.
Configuration des étapes
Lorsque vous cliquez sur une étape, la fenêtre de paramètres suivante apparaît :
Le champ « Étiquette »
L'étiquette correspond au nom de votre étape.
Le champ « Liste des tâches »
Le champ « Liste des tâches » vous permet d'associer l'étape concernée à une liste de tâches de votre projet. Cette étape est facultative. Cette option est particulièrement utile dans un processus Kanban, où chaque liste de tâches du projet représente une étape du processus. Par exemple, dans le projet ci-dessous, les tâches sont déplacées d'une liste de tâches à l'autre au fur et à mesure de l'avancement du processus :
Une tâche sera qualifiée dans le backlog, puis déplacée vers « À développer », puis vers « À tester », et ainsi de suite.
Si les étapes du worflow correspondent aux listes de tâches et que les conditions sont remplies, les tâches passeront automatiquement d'une liste de tâches à l'autre à chaque validation de transition.
Ici, par exemple, l'étape « À tester » est rattachée à la liste de tâches « À tester » :
Par conséquent, toute tâche passant d'une étape précédente à l'étape « À tester » sera automatiquement placée dans la liste des tâches, également appelée « À tester ».
Exception relative aux sous-tâches
Une sous-tâche restera toujours associée à sa tâche parente dans la vue « Quoi » d'un projet.
Cela signifie que même si la sous-tâche suit un autre workflow et que, compte tenu de l'étape de ce workflow, elle devrait figurer dans une autre liste de tâches, elle restera sous sa tâche parente.
Le principe est le suivant : pour une tâche, l’étape du workflow et la liste des tâches doivent correspondre si le workflow est configuré ainsi. En revanche, pour une sous-tâche, son positionnement dans la vue « Quoi » dépend non pas de son étape de workflow, mais de l’emplacement de la tâche parente.
Le champ « Type »
Ensuite, vous pouvez choisir le type de transition entre « État par défaut » et « État bidirectionnel ». L’étape « Par défaut » assure une simple transition entre une étape précédente et la suivante. L’étape « Bidirectionnelle » est une étape sans issue : il n’y a pas d’étape suivante. La tâche retourne à l’étape précédente une fois les actions requises terminées.
Par exemple, l’étape « A corriger » est une étape bidirectionnelle :
En effet, une tâche terminée (par exemple, un développement informatique) doit être testée à l'étape « À tester ». Si le test est négatif, la tâche passe à l'étape « À corriger ». Une fois la correction effectuée, la tâche retourne à l'étape de test. Si le test est concluant, la tâche peut atteindre la fin du workflow, c'est-à-dire l'étape « Résolu ».
Le choix du type bidirectionnel a un impact sur la transition : celle-ci devient également bidirectionnelle, avec des configurations possibles pour les trajets aller et retour :
Le champ « Actions »
Enfin, vous pouvez également choisir une ou plusieurs actions à effectuer à cette étape. Il s'agit des mêmes actions que celles proposées lors de la transition, à l'exception des actions « Notification » et « Attribuer des rôles aux membres de la tâche » (ces deux actions servent à préparer la transition vers l'étape suivante, d'où leur présence uniquement lors des transitions). Vous pouvez également les rendre obligatoires ou facultatives.
Activation du workflow
Une fois que vous avez terminé de structurer et de configurer votre worflow, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton « Enregistrer » en haut à droite.
Ensuite, lorsque vous souhaitez rendre le worflow utilisable dans le projet, cliquez sur le bouton « Activer » :
Si vous le souhaitez, vous pouvez ensuite désactiver le workflow à tout moment en cliquant sur le même bouton.
Configuration de plusieurs versions du workflow
Le bouton « Nouvelle version » situé en haut à droite vous permet de lancer une nouvelle version du workflow.
Cela vous permet de tester les modifications apportées à un workflow déjà configuré sur une version distincte, puis de choisir la meilleure version.
Pour changer de version, choisissez-la dans le menu déroulant contenant les numéros de version :
