Si vous pensez avoir des projets qui vont se ressembler et que vous souhaitez disposer d'une « base » de projet, vous pouvez créer des projets modèles.
Créer un modèle
Le principe est simple : commencez par créer votre projet, puis ajoutez les détails nécessaires. Voici quelques conseils pour préparer un modèle facile à utiliser :
- Utilisez les champs supplémentaires pour renseigner des informations telles que les instructions d'utilisation du projet : https://www.beesbusy.com/resources/features/project/personal-additional-fields-project/
- Attribuez des membres génériques aux tâches (créez par exemple un membre virtuel appelé « Chef de projet », que vous pourrez ensuite remplacer par un membre réel de votre équipe – voir les explications ci-dessous) : https://www.beesbusy.com/resources/features/tasks/assign-members-task/
- Organisez votre planification et la structure de votre projet : planifiez vos tâches, ajoutez des liens et des jalons (vous pouvez ensuite reprogrammer l’ensemble de votre projet – voir les explications ci-dessous) : https://www.beesbusy.com/resources/features/tasks/links-milestones-manage-dependencies-tasks/
- Ajoutez des commentaires et des pièces jointes si nécessaire.
Organiser les projets modèles
Une fois vos modèles créés, voici quelques conseils pour bien les organiser :
- Renommez vos modèles : utilisez un style de nommage clair qui vous permettra de les retrouver, par exemple en utilisant la fonction de recherche.
- Classez vos modèles dans un dossier dédié : https://www.beesbusy.com/resources/features/project/project-folders/
- Ou archivez les modèles que vous n'utilisez pas souvent. Vous pourrez les retrouver plus tard : https://www.beesbusy.com/resources/features/project/archiving-and-deleting-projects/
Utiliser un projet modèle
Commencez par dupliquer votre projet modèle. Vous pouvez choisir les éléments à copier (commentaires, étiquettes, pièces jointes, membres). Pour en savoir plus sur les éléments duplicables : https://www.beesbusy.com/resources/features/project/rename-duplicate-categorize-project/
Vous pouvez ensuite travailler sur la copie comme sur n'importe quel projet classique. Les deux projets sont alors totalement indépendants.
Voici quelques fonctionnalités qui pourraient vous être utiles :
- Reprogrammer l'ensemble du projet : vous pouvez modifier la planification de l'ensemble du projet tout en conservant sa structure depuis la vue « Quand » : https://www.beesbusy.com/resources/features/project/when-view-project/
- Remplacer un membre par un autre : vous pouvez remplacer un membre ou une ressource de projet par un autre membre : https://www.beesbusy.com/resources/features/project/switch-assigned-member-project/
- Gérer les membres ayant accès au projet et leurs droits : https://www.beesbusy.com/resources/features/project/share-project-with-members-manage-access-rights/
Utilisez un modèle du catalogue Beesbusy
Vous pouvez également vous inspirer des modèles de projets Beesbusy, qui vous guideront dans la création de votre projet.
Pour accéder au catalogue :
- Cliquez sur le logo Beesbusy en haut à gauche de l'écran, la page de création de projet s'affiche (si vous n'avez pas personnalisé l'URL du logo ; sinon, cliquez sur le menu déroulant utilisateur en haut à droite, puis sur « Accueil »).
- Ou cliquez sur « Nouveau projet » dans le menu à gauche de l'écran, puis sur « Créer avec de l'aide » en dessous.
Cliquez ensuite sur « Choisir un modèle » et faites votre choix parmi les différents modèles proposés (classés par catégorie).
Ajoutez votre modèle au catalogue Beesbusy
Vous pouvez transformer votre modèle en un modèle officiel Beesbusy.
Pour ce faire, accédez aux paramètres de votre projet. Dans la section « Projet modèle », choisissez un nom, une description et une catégorie.
Avec quelques réglages supplémentaires, vous pouvez cliquer sur « Créer le modèle » pour soumettre le modèle à la modération de Beesbusy.
Si votre modèle est validé, vous en serez informé et il sera disponible avec les autres modèles Beesbusy.
Pour plus de détails, cliquez sur le lien suivant : https://www.beesbusy.com/resources/features/project/how-to-turn-a-project-into-a-beesbusy-template-project/