Reporting
La fonction de reporting permet de créer des tableaux de bord personnalisés. Elle est particulièrement utile pour le suivi du temps.
Les rapports sont présentés sous forme de tableau, et leur mécanisme de construction est similaire à celui des tableaux croisés dynamiques d'Excel.
Pour créer votre rapport, accédez à « Tableau de bord », puis à l’onglet « Rapports » et cliquez sur le bouton « Nouveau rapport » :
Une fenêtre contextuelle s'ouvre alors, vous permettant de créer votre rapport :
Comme vous pouvez le constater, la partie gauche sert à configurer les rapports, et la partie droite affiche les données des rapports une fois configurées.
Dans cet article, vous verrez comment configurer la génération de rapports, puis comment afficher les données.
Paramètres de rapport
Choix d'un ou plusieurs projets
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Sélectionner les projets », une fenêtre contextuelle s’ouvre vous permettant de sélectionner les projets en mode simple ou avancé.
Le mode simple vous permet de sélectionner les projets un par un, ou tous vos projets en un seul clic :
Le mode avancé vous permet de définir un périmètre dynamique pour vos rapports, en sélectionnant un ou plusieurs champs spécifiques :
Choix du format
Ce menu vous permet de choisir différents formats pour vos futurs rapports, les deux premiers étant les plus utilisés :
- Tableau : tableau simple en lignes et en colonnes :
- Carte thermique du tableau : la couleur des cases du tableau varie en fonction de la valeur qu’elles contiennent : plus la valeur est élevée, plus la case est colorée.
- Carte thermique des colonnes du tableau
- Carte thermique des lignes du tableau
Type de calcul
Ce menu propose différentes manières de calculer les valeurs affichées dans votre rapport :
- Somme : Additionne les valeurs.
- que vous avez
- Compter les valeurs uniques
- Somme sur somme
- Somme contre somme : Comparaison des types de temps.
- Somme sous forme de fraction Total
- Somme sous forme de lignes fractionnaires
Choisir une option
Selon la méthode de calcul choisie, vous aurez peut-être la possibilité de choisir l'une des options suivantes :
C’est le type de temps que vous souhaitez suivre dans vos rapports.
Pour les calculs « Somme sur somme » et « Somme contre somme », vous devrez choisir deux options, par exemple « Temps planifié » et « Temps total ».
Lorsqu'une option de temps est indiquée, vous devez ensuite préciser si vous souhaitez un rapport en jours ou en heures :
Choisir les éléments de ligne et de colonne
Après avoir défini le périmètre et les méthodes de calcul et de présentation des données, vous pouvez maintenant construire votre rapport en choisissant les éléments affichés en lignes et en colonnes :
Pour afficher les listes de tâches en ligne, cliquez sur le + à droite de « Liste de tâches », puis sélectionnez « Nom de la liste de tâches ». Celle-ci apparaîtra alors sous le tableau de sélection.
Que ce soit en lignes ou en colonnes, vous pouvez sélectionner plusieurs éléments à afficherPar exemple, si vous créez un rapport pour suivre plusieurs projets, vous pouvez choisir d'afficher à la fois les noms des projets et les noms des listes de tâches dans les lignes :
Vous pouvez modifier l'ordre de ces éléments. En les faisant glisser et en les superposant, vous modifiez l'ordre d'affichage de ces éléments dans le tableau de rapport.
Affichage des données de reporting
Une fois la configuration terminée, accédez à la partie droite pour générer les rapports.
Vous devez:
- Indiquez le nom du journaliste
- Choisir une couleur
- Choisissez une période
- Enregistrer
Si vous avez choisi d'afficher la « Date » dans les paramètres de ligne ou de colonne, vous devez également choisir une fréquence. (jour, semaine, mois, trimestre, année).
Voici par exemple un rapport mensuel, calculé à partir de données couvrant une période de quatre mois :
Dans tous les cas, Ce n'est qu'après avoir enregistré votre rapport pour la première fois que vous pourrez cliquer sur le bouton « Actualiser les données »., ce qui vous permettra pour obtenir les données mises à jour pour votre rapport :
Après avoir cliqué sur « Actualiser les données », Beesbusy vous présente votre rapport :
Si le rapport ne répond pas entièrement à vos besoins, vous pouvez modifier ses paramètres. Vous devrez ensuite actualiser les données pour constater l'effet de vos nouveaux paramètres.
Vous pouvez également le modifier ultérieurement si vous le souhaitez.
Tous vos rapports enregistrés apparaissent alors sous forme de cartes dans l'onglet « Rapports » du tableau de bord :
Vous pouvez les supprimer ou les modifier en utilisant le menu à trois points situé dans le coin supérieur droit.
Enfin, cliquer sur un rapport permet de l'ouvrir, ce qui vous permet de le consulter, d'actualiser les données et également de l'imprimer au format PDF ou de l'exporter vers Excel :
