La forma más sencilla de administrar sus recursos y su disponibilidad es crear una tarea igual al tiempo que tardan los recursos en completarla.
Crea tareas iguales al tiempo que lleva completarlas
Por ejemplo, Olivia debe identificar los medios de comunicación para un proyecto de diseño de logotipo y entregarle a su colega William los resultados de su investigación antes del 24 de junio para que pueda comenzar su trabajo de diseño gráfico. Ella predice que esta tarea le llevará tres días.
1/ Crea la tarea: “Identificar medios de comunicación”:
2/ Indica en la pestaña “Cuándo” de la tarea que la tarea se llevará a cabo del 21 al 23 de junio:
Al hacer esto, tendrá una vista de la ocupación de los recursos que coincide con la duración de las tareas programadas.
De esta forma, la vista “Quién” del proyecto muestra directamente la carga de trabajo por recurso en el proyecto:
Esta forma de proceder encuentra su máximo valor en la vista Calendarios del modo Multiproyectos, donde es posible realizar un seguimiento de la carga de trabajo de los recursos en todos los proyectos a los que están afectados:
En esta vista, notarás inmediatamente los cambios en la programación. Por ejemplo, el martes 1 de junio, Olivia tendrá que trabajar medio día en el proyecto de Diseño de Nuevo Logotipo, pero también dos días completos en otros proyectos. Esto significa que tendrá que trabajar dos días y medio en un solo día. Por lo tanto, tendrás que elegir y aplazar dos de las tres tareas.
En resumen, alinear la duración de las tareas con el tiempo dedicado a los recursos permite visualizar la disponibilidad de estos consultando la programación de todos los proyectos. Beesbusy lo hace muy intuitivo gracias a la vista "Quién" del proyecto y la vista Calendarios en el modo Multiproyectos, donde el responsable de la planificación tendrá una visión general.
El principal límite de este método
Sin embargo, este enfoque tendrá sus limitaciones cuando sea necesario distinguir entre la duración de una tarea, la carga de trabajo y los recursos asignados a ella. Por lo tanto, será necesario implementar la gestión en tiempo real, que implica el registro del tiempo dedicado a cada tarea por los recursos involucrados.