¿Cuál es la base documental?
La base documental de un proyecto permite:
- Ver todos los archivos adjuntos que se han asignado a este proyecto o a las tareas de este proyecto.
- Administrar los archivos adjuntos (agregar, eliminar, vista previa).
Visualización de la base documental
Para acceder a todos los archivos adjuntos asignados a las tareas de un proyecto, vaya al proyecto de su elección y haga clic en el clip ubicado en la parte superior derecha de su pantalla.
Se puede distinguir entre:
- Los archivos adjuntos asignados a las tareas con nombres en la columna “tarea” del tablero.
- Los archivos adjuntos se agregan directamente al proyecto sin un nombre en la columna “tarea”.
Es posible previsualizar algunos archivos adjuntos haciendo clic en el icono del ojo a la derecha de las líneas. Solo ciertos formatos permiten la previsualización:
- Imagen/bmp.
- Texto/htm.
- Texto/html.
- Imagen/jpg.
- Imagen/jpeg.
- Solicitud/pdf.
- Imagen/png.
- Imagen/tiff.
- Texto/sin formato.
Los archivos adjuntos se pueden descargar haciendo clic en el ícono de flecha hacia abajo.
Si no puede encontrar un archivo adjunto, puede buscarlo por palabras o números utilizando la barra de búsqueda en la parte superior de la base documental:
Gestión de la base documental
Agregar documentos a un proyecto
Puedes agregar archivos adjuntos al proyecto desde la base documental.
Para ello hay que ir a la base documental del proyecto y hacer clic en el botón “Añadir adjunto”, con el selector posicionado en “Proyecto”.
Usted tiene la opción entre:
- Agregar un archivo.
- Añade un enlace.
Agregar un archivo
Para agregar un archivo, simplemente haga clic en “un archivo” y aparecerá una ventana para seleccionar el archivo que está guardado en su computadora.
Una vez seleccionado, el archivo adjunto se mostrará en la base del documento con un icono de descarga para abrir el archivo.
Agregar un enlace
Para añadir un enlace, haga clic en "Añadir un enlace". Aparecerá esta ventana:
Complete los campos “Nombre” y “Enlace”, luego haga clic en “Confirmar”.
Al igual que cuando se agrega un archivo, el enlace se mostrará en la base de datos del documento con un ícono de flecha que apunta hacia la derecha para abrir el enlace.
Añadir documentos a las tareas desde la base documental
También puedes agregar documentos a las tareas desde la base documental.
Para ello, vaya a la base de datos documental del proyecto y haga clic en el botón “Agregar adjunto”, con el selector posicionado en “Tarea”.
Luego puedes seleccionar la tarea a la que deseas agregar el archivo adjunto.
Para gestionar los archivos adjuntos directamente en las tareas del proyecto, haga clic en el siguiente enlace: https://www.beesbusy.com/resources/features/tasks/attachment-task/
Eliminar un documento de la base documental
Para eliminar documentos de un proyecto, vaya a la base documental de ese proyecto y haga clic en la papelera a la derecha del documento deseado.
Es bueno saber: eliminar un documento es permanente.
Visualización de archivos adjuntos según los derechos del usuario
- Solo lectura limitada: los miembros con estado de “solo lectura limitada” en el proyecto solo pueden ver los archivos adjuntos de las tareas que se les asignaron.
- Edición limitada: Los miembros con estado de "edición limitada" en el proyecto solo pueden leer y agregar archivos adjuntos en las tareas que tienen asignadas. Solo pueden eliminar los archivos adjuntos que hayan agregado.
- Solo lectura: los miembros que son de “solo lectura” en el proyecto pueden ver todos los archivos adjuntos, pero no pueden eliminarlos ni agregarlos.