¿Qué es un portal?
Un portal es una página web generada por el administrador de una suscripción a Beesbusy.
En esta página, los usuarios pueden iniciar sesión para enviar solicitudes a través de una interfaz simplificada de Beesbusy. También pueden consultar las solicitudes que ya han enviado.
En Beesbusy, las solicitudes se transforman en tareas dentro de proyectos diseñados para recibirlas.
La vinculación entre la solicitud y la tarea del proyecto permite la comunicación entre los solicitantes y quienes procesan las solicitudes, así como la sincronización de la información en tiempo real.
En este artículo, primero explorará la interfaz del portal y luego aprenderá cómo el administrador crea y configura un portal.
Acceso al portal
Cuando los usuarios acceden al portal a través de su navegador web utilizando la URL proporcionada, llegan a una página de inicio de sesión.
Si no tienen una cuenta de Beesbusy, pueden crear una aquí, ya sea con un nombre de usuario y una contraseña o mediante un conector SSO.
En cualquier caso, no se requiere ninguna licencia de Beesbusy para utilizar el portal: el acceso es gratuito.
Hacer una solicitud
En el portal, para enviar una solicitud, haga clic en el botón “Nueva tarea”.
Dependiendo de la configuración del administrador, es posible que pueda elegir el destino de la solicitud en el menú desplegable "Proyecto".
Haz clic en “Crear tarea” para enviar la solicitud.
Modificar una solicitud
Si desea modificar una solicitud, agregar información, adjuntar un archivo, etc., haga clic en el icono del lápiz que se encuentra a la izquierda del nombre de la tarea.
Se abrirá la tarea, lo que le permitirá editarla según los permisos otorgados por el administrador del proyecto de destino.
Si el proyecto de destino incluye un flujo de trabajo, roles y/o campos especiales, esta información se mostrará en la tarea.
Personaliza la visualización de los datos del portal.
Dentro de un portal, puede personalizar la visualización de diversas maneras.
Clasificación:
Haga clic en el encabezado de una columna para ordenar las tareas según ese criterio.
Por ejemplo, si desea ver todas las tareas ordenadas por fecha de creación, haga clic en "Fecha de creación".
A continuación, verá las tareas ordenadas por fecha de creación, con la más antigua al final de la lista. Haga clic de nuevo en el encabezado de la columna "Fecha de creación" para invertir el orden.
Agrupamiento
Mediante el menú desplegable "Agrupación", puede mostrar las tareas agrupadas por:
- Creador
- Lista de tareas
- Proyectos
- Paso del flujo de trabajo
Aquí, por ejemplo, las tareas se agrupan por paso del flujo de trabajo:
Filtros
También puede utilizar los filtros en esta vista haciendo clic en el icono del embudo situado en la esquina superior derecha. 
Para obtener más información sobre los filtros, puede consultar el artículo de ayuda en línea sobre el tema haciendo clic aquí: https://www.beesbusy.com/resources/features/display/filters/
Ancho de columna
Puede cambiar el ancho de las columnas arrastrando y soltando las líneas verticales que separan los encabezados.
Esto le permite ajustar la visualización de la columna al número de columnas o hacer que cierta información sea más legible según sus necesidades.
Agregar/eliminar columnas
Si el administrador del portal lo ha autorizado, puede agregar columnas para mostrar información adicional, como campos especiales o roles.
¿Cómo saber si puedes añadir columnas? Es sencillo: si ves un icono de engranaje que te da acceso a la configuración del portal, el administrador ha habilitado esta función. 
Si no ve el icono de un engranaje, no podrá añadir columnas.
Al hacer clic en el icono de engranaje, accederá a la configuración del portal:
Haz clic en “Añadir una columna” para agregar una columna a tu portal:
También puedes eliminar una columna gracias al botón – que aparece en el nombre de la columna cuando pasas el ratón por encima:
Cambiar el orden de las columnas
Si puede configurar la eliminación y/o adición de columnas a su portal, también puede cambiar el orden de visualización de las columnas, arrastrándolas y soltándolas en la sección de configuración para colocarlas en el orden que mejor le convenga.
Otros elementos de la interfaz del portal
La herramienta de búsqueda
Una herramienta de búsqueda le permite buscar dentro de los nombres de las tareas y sus comentarios:
Acceso a la información recibida y enviada
En el portal, puedes acceder a las notificaciones recibidas y enviadas haciendo clic en el icono de la campana situado en la parte superior derecha:
Haz clic en el logotipo de Beesbusy en la esquina superior izquierda para volver al portal.
El perfil
Puedes acceder a tu perfil para cambiar tu nombre y apellido, idioma de uso y preferencias de notificaciones.
¿Cómo crear un portal?
Para crear un portal, debes ser administrador de una suscripción a Beesbusy.
En tu cuenta de administrador de Beesbusy, ve a tu Perfil (1), accesible desde el menú desplegable en la esquina superior derecha, y luego a la pestaña "Configuración de suscripción" (2) de tu perfil.
En la sección “Portal” (3), haga clic en “Crear un nuevo portal” (4):
Se abrirá una ventana de configuración con las opciones que se describen a continuación.
Nombre del portal
Este es el nombre que le darás a tu portal. Esto te permitirá distinguir entre los portales cuando tengas varios.
Nombre visible en el portal
Si marca la casilla, el nombre del portal será visible en el portal, es decir, en la interfaz de los solicitantes.
Proyectos gestionados en el portal
En el menú desplegable, seleccione los proyectos que recibirán las tareas creadas desde el portal, o bien, las tareas de qué proyectos serán accesibles desde el portal.
Puedes elegir cómo se denominarán estos proyectos en el portal, gracias al campo “Etiqueta visible en el portal” (1).
Si ha hecho accesibles varios proyectos, puede elegir un proyecto seleccionado por defecto en el portal (2).
Mostrar solo el proyecto seleccionado por defecto
Si selecciona esta opción, los usuarios del portal solo podrán crear tareas en el proyecto seleccionado.
Pero aún así podrán visualizar las tareas de todos los proyectos gestionados en el portal.
Autorizar la edición o eliminación de un comentario
Si la casilla no está marcada, el usuario del portal no podrá editar ni eliminar sus comentarios, aunque tenga permisos de modificación.
Si la casilla está marcada, el usuario del portal puede editar o eliminar sus comentarios, incluso si tiene permisos de solo lectura.
Autorizar la eliminación de un archivo adjunto
Si la casilla no está marcada, el usuario del portal no podrá eliminar un archivo adjunto, aunque tenga permisos de modificación.
Si la casilla está marcada, el usuario del portal puede eliminar un archivo adjunto, incluso si tiene permisos de solo lectura.
Mostrar el número de tarea
Aquí puede elegir si desea mostrar el número de tarea del proyecto o el número de referencia único.
Para saber más al respecto:
https://www.beesbusy.com/resources/features/project/unique-task-and-project-numbers/
Elementos del portal
Seleccione los campos y roles especiales que se utilizan en el portal. Puede personalizar la posición de estos elementos en la lista y en las ventanas de creación y actualización, como se explica a continuación.
Para obtener más información sobre los campos especiales:
https://www.beesbusy.com/resources/features/user-account-profile/special-fields/
Para saber más sobre los roles:
https://www.beesbusy.com/resources/features/tasks/roles/
Lista
Marque la casilla junto a «Permitir la configuración de columnas accesibles en el portal» para que el usuario pueda organizar las columnas de su portal según lo que usted haya hecho visible. De esta forma, podrá añadir o eliminar columnas y cambiar su orden.
Elige qué información será visible para los usuarios del portal: puedes añadir columnas, como campos especiales o roles. También puedes eliminar algunas de las columnas que vienen predefinidas al crear el portal, como por ejemplo, la del creador de la tarea. Además, puedes cambiar el orden de las columnas arrastrándolas y soltándolas.
Windows
Aquí puede configurar las siguientes ventanas:
- Creación de la tarea
- Actualización/modificación de la tarea
Cambia entre ambas configuraciones de ventana gracias al menú desplegable:
Así es como funciona:
A la derecha, en la vista previa del constructor, se ven los elementos que se mostrarán en la tarea del usuario en el portal.
Puedes eliminar algunos elementos de la ventana de usuario haciendo clic en la cruz que aparece a la derecha del elemento.
A la izquierda, verá una lista de los elementos disponibles. Haga clic en el signo más (+) que aparece a la derecha del elemento para transferirlo a la vista previa del constructor, de modo que sea visible en la tarea del usuario del portal.
En la configuración de la ventana de actualización, verá que algunos elementos se muestran en el encabezado de la ventana y otros debajo del encabezado, en una zona denominada "contenido principal":
También puede ver si los elementos que elige mostrar en la ventana son de solo lectura (en blanco) o editables (en naranja). Por ejemplo, el usuario del portal no puede editar la fecha de creación ni la referencia de la tarea.
Por defecto, los elementos se muestran en una columna, pero si hace clic en el botón "Dos columnas", se creará un editor de dos columnas:
Utilice los botones situados a la derecha de los elementos para elegir cómo colocarlos en las columnas:
- Colocar en la columna izquierda:
- Colocar en la columna derecha:
- Utilizar ancho completo:
- Intercambia el orden de las filas si ya tienes un elemento a la izquierda y otro a la derecha en la misma fila:
Por último, no olvides hacer clic en «Guardar» para guardar tus modificaciones. O haz clic en «Versión activa» para volver a ordenar las cosas como estaban antes.
Permiso predeterminado asociado a los miembros creados a través del portal
Elige qué derechos tendrán los miembros sobre los proyectos gestionados en el portal.
Para obtener más información sobre los derechos de los miembros en los proyectos, lea el siguiente artículo:
https://www.beesbusy.com/resources/features/project/share-project-with-members-manage-access-rights/
Suscripciones automáticas predeterminadas a Buzz para los nuevos usuarios del portal.
Configura qué notificaciones automáticas recibirá el usuario.
Para saber mas:
https://www.beesbusy.com/resources/features/project/automatic-notifications-in-a-project/
Nueva gestión de usuarios del portal
Cuando alguien inicia sesión en un portal, se le añade automáticamente:
- A la lista de miembros del administrador de la suscripción (y administrador del portal).
- A los proyectos gestionados en el portal, con los derechos que haya configurado en la sección "Permisos predeterminados asociados a los miembros creados a través del portal".
Generación y regeneración de enlaces
Al hacer clic en el botón "Crear un portal", se genera una página web. El enlace ya está disponible y puede compartirlo con quien necesite usar el portal.
Si hace clic en el botón "Regenerar enlace", cambiará la URL de la página web. Esto no afectará la configuración del portal, pero el enlace anterior dejará de funcionar.
¿Cómo editar o eliminar un portal?
En la sección del portal de los parámetros de suscripción, puede acceder a todos sus portales.
Haz clic en el menú de tres puntos de la derecha para editar o eliminar un portal.
