La agenda individual
La agenda es un resumen de todas las tareas asignadas a un usuario. Se presenta en formato mensual, con las tareas ordenadas por día.
Para ver tu agenda, haz clic en Agenda en la barra lateral izquierda:
Así es como se ve tu agenda:
El color de la tarea en la agenda corresponde al color de su proyecto.
Coloque el puntero del ratón sobre el nombre de una tarea para ver a qué proyecto y lista de tareas pertenece, su porcentaje de finalización, su fecha de inicio, su fecha de finalización, su duración, su número de referencia único para sus proyectos y tareas, sus campos especiales si corresponde.
Editar una tarea
Haz clic en una tarea de tu agenda para abrirla y tener acceso a los detalles de la misma: podrás modificarla y añadirle contenido.
Configuración de la vista de la agenda
- Puedes moverte de un mes a otro en la agenda utilizando las flechas alrededor del icono del calendario en la parte superior izquierda:
- En la parte superior derecha de la agenda hay otro icono de calendario que permite mostrar u ocultar los fines de semana con un solo clic:
- En la parte superior derecha de la agenda, un menú desplegable permite gestionar la visualización de las tareas: Ocultar tiempo, Planificadas, Realizadas, Planificadas + Realizadas:
El contenido de estas vistas se detalla a continuación en el apartado “Ver y editar horarios”.
- En la esquina superior derecha, un botón permite abrir el panel de gestión de sincronización de la agenda, exportaciones o importaciones:
Para obtener más información sobre las posibles opciones de sincronización, consulte el artículo:
Por último, puedes marcar o desmarcar dos casillas en la esquina superior derecha:
- Mostrar tareas asignadas: si la casilla no está marcada, solo serán visibles las tareas con tiempos planificados o cumplidos.
- Mostrar tiempos de tarea: si la casilla no está marcada, ya no podrá ver si la tarea está programada para todo el día o para un período de tiempo específico:
Ver y editar horarios
Las vistas
Las diferentes formas de mostrar los datos en la agenda:
- Tiempo planificado
Esta vista muestra los horarios planificados con los índices de ocupación correspondientes.
Si la casilla “Mostrar tareas asignadas” no está marcada, las tareas sin tiempos planificados no serán visibles.
- Tiempo logrado
Esta vista muestra los tiempos alcanzados con los índices de ocupación correspondientes.
Si la casilla “Mostrar tareas asignadas” no está marcada, las tareas sin tiempos alcanzados no serán visibles.
- Vista de tiempos planificados y logrados
Aquí se muestran todos los tiempos, tanto planificados como alcanzados, con los correspondientes índices de ocupación.
Si la casilla “Mostrar tareas asignadas” no está marcada, las tareas sin tiempo no serán visibles.
Los datos de tiempo de la izquierda son el tiempo planificado y el tiempo de la derecha es el tiempo logrado.
Es bueno saber: al ingresar un tiempo logrado, el campo de entrada está rodeado por un borde azul.
Tasas de ocupación
Las tasas de ocupación son visibles a nivel de día, semana y mes.
En la vista de los tiempos planificados y realizados, hay 2 tasas de ocupación, una para los tiempos planificados (izquierda) y otra para los tiempos realizados (derecha).
Un pictograma muestra el tiempo ocupado en verde y el tiempo disponible en gris. Este pictograma muestra el porcentaje de tiempo asignado (p. ej., 1 día = 100%).
Esto permite saber si la persona interesada aún tiene tiempo disponible o, por el contrario, si tiene demasiado trabajo ese día. El pictograma es de color rojo para llamar su atención.
Número de horas trabajadas por día
El cálculo de la tasa de ocupación tiene en cuenta el número de horas trabajadas al día, es decir, tu disponibilidad diaria para realizar las tareas.
Las horas trabajadas deben estar especificadas en la parte superior de tu agenda; cada día de la semana equivale a un determinado número de horas.
Las horas que indiques en la parte superior del calendario, por ejemplo, para el lunes, se aplican en cascada a todos los lunes de tu agenda:
Sin embargo, nada impide que, para un día determinado, se modifique el valor predeterminado para tener en cuenta una excepción. Por ejemplo, a continuación, se ha ajustado el número de horas trabajadas el miércoles 3 de septiembre:
Acceso directo a los campos especiales
Para mostrar campos especiales, haga clic en los tres puntos en la esquina superior derecha de la tarea:
Se abrirá una ventana donde podrás ver y editar los campos especiales.
Crear una tarea en la agenda
Es posible crear una tarea desde la agenda.
Para ello haga clic en el botón “Grabar” y en “Nueva tarea”.
Se deben completar los siguientes elementos:
Solo puedes crear una tarea en un proyecto desde la agenda si tienes el nivel correcto de derechos en el proyecto.
También puedes acceder a la creación de tareas a través del botón + a la derecha de cada día del mes actual.
Registro de tiempo y período de indisponibilidad
Mover los tiempos planificados
Puede mover la hora planificada arrastrándola y soltándola, antes o después del día en que se introdujo. Un recuadro azul indicará que puede mover la hora seleccionada al día deseado.
El desplazamiento temporal planificado solo es posible bajo determinadas condiciones:
- Debe tener el estado de creador/administrador o el derecho de modificación del proyecto al que pertenece la tarea.
- Debes estar en la vista de tiempos planificados de la agenda.
Tenga en cuenta que las restricciones de programación (enlace + hito) pueden impedir que se mueva un horario.
Registra tus tiempos
Puede ingresar tiempo planificado o completado en una tarea en uno de sus proyectos, incluso si la tarea no aparece en su agenda (la tarea aparece en su agenda si está planificada para el período que está viendo y si está asignado a ella).
Para ello, haga clic en el botón “Grabar” que se encuentra encima de su diario y luego en “Tiempo”.
Llene la hoja de horas que se abre:
El tiempo ingresado se reporta automáticamente en la pestaña “Quién” de la tarea y en el resumen de tiempo en las diferentes vistas.
También puede acceder a la hoja de horas utilizando el botón + a la derecha del nombre y la fecha de cada día.
Añadir un período de inactividad
Puedes añadir tu indisponibilidad a tu agenda haciendo clic en el botón “Registrar” y luego en “Día libre”.
Rellene la hoja de indisponibilidad que se abre:
Tu periodo de indisponibilidad genera automáticamente un índice de ocupación, visible en tu agenda con la duración y periodo de indisponibilidad.
Información útil: Para ver la agenda de otro miembro, ve a tu lista de miembros y haz clic en el miembro que quieras ver. Puedes acceder a su agenda haciendo clic en el icono de la agenda debajo de sus iniciales o foto de perfil. (Consulta el artículo "Perfil del miembro"). https://www.beesbusy.com/resources/features/members/member-profile/).
También puedes acceder a las agendas de otros miembros a través de la agenda del equipo, haciendo clic en el icono de agenda a la derecha de los nombres de los miembros, como se indica en el artículo sobre el tema disponible aquí: https://www.beesbusy.com/resources/features/agenda/how-can-i-easily-view-my-teams-workload-plan/
Puedes ver las tareas no accesibles, es decir, las tareas de un proyecto al que no tienes acceso. Estas tareas aparecen en gris.
Si está participando en un proyecto del cual no es administrador, y el miembro cuyo calendario está mirando tiene tareas confidenciales a las que usted no está asignado, estas tareas confidenciales también aparecerán bajo el nombre de "Tarea no accesible", pero serán del color del proyecto.
De igual forma, si tiene acceso de solo lectura o solo edición en un proyecto, las tareas de ese miembro se denominarán "Tarea no accesible". Estas tareas tendrán el color del proyecto al que pertenecen.
En rosa: la tarea forma parte de un proyecto en el que colaboras y cuyo estado es de edición limitada o de solo lectura limitada. También podría ser una tarea confidencial.
En gris: la tarea es parte de un proyecto del que no formas parte.