El flujo de trabajo
Puede configurar uno o varios flujos de trabajo para un proyecto.
Básicamente, el objetivo de un flujo de trabajo es representar un proceso en forma de pasos y restringir la progresión de las tareas desde el paso inicial hasta el paso final cumpliendo ciertas condiciones.
La función de flujo de trabajo le permite definir los pasos del proceso, las transiciones entre pasos, así como las restricciones asociadas con los pasos y/o transiciones.
Sólo los miembros con derechos de administrador de proyecto pueden crear y/o modificar un flujo de trabajo.
En este artículo, primero aprenderá cómo los usuarios pueden ver los flujos de trabajo y luego cómo configurar un flujo de trabajo.
Presentación del flujo de trabajo en el proyecto Beesbusy
Selección de flujo de trabajo en la tarea
Puedes tener varios flujos de trabajo activos en un proyecto. Por lo tanto, para cada tarea, debes especificar qué flujo de trabajo está asignado a ella.
En la pestaña Flujo de trabajo de la tarea, un menú desplegable le permite elegir el flujo de trabajo para esta tarea o ningún flujo de trabajo en absoluto:
Es bueno saber que existe una opción de configuración que permite elegir un flujo de trabajo que se asignará por defecto a todas las tareas nuevas creadas en el proyecto. Esto evita tener que seleccionar un flujo de trabajo tarea por tarea si un único flujo de trabajo se aplica a todo el proyecto. Para activar esta opción, primero debe haber configurado y guardado su flujo de trabajo.
Lectura de los pasos del flujo de trabajo en la tarea
Una vez que haya elegido el flujo de trabajo, el panel lateral de la tarea le muestra el paso del flujo de trabajo en el que se encuentra la tarea, así como el siguiente paso:
Acciones a realizar para pasar al siguiente paso
Si se han configurado acciones para pasar al siguiente paso, se enumeran bajo el nombre del siguiente paso:
Estas acciones tienen una estrella roja a la derecha de su nombre si son obligatorias. En el caso de las acciones obligatorias, solo se puede hacer clic en el botón "Confirmar" una vez completadas.
Acciones a realizar en el paso actual del flujo de trabajo
Si el flujo de trabajo le solicita que realice acciones en el paso actual, las acciones a realizar se muestran debajo del nombre del paso actual y encima del nombre del siguiente paso:
Ahora que ha visto estos elementos principales de la interfaz de usuario, descubrirá cómo crear y luego configurar un flujo de trabajo.
Creación y configuración del flujo de trabajo
Creando el flujo de trabajo
¿Cómo crear un flujo de trabajo?
Vaya a la configuración del proyecto, sección “Flujo de trabajo”.
Si ya se han creado flujos de trabajo, aparecerán en esta sección.
Si desea crear y configurar un nuevo flujo de trabajo, haga clic en “Agregar un flujo de trabajo”.
Aparecerá entonces una ventana de “Nuevo flujo de trabajo”, con varios campos para completar:
Sólo son obligatorios los campos “Nombre” y “Descripción”.
Si tiene roles en su proyecto, puede designar uno o más "Roles Privilegiados" aquí. Los miembros con un rol predeterminado en el proyecto podrán anular las restricciones del flujo de trabajo si su rol predeterminado se designa como privilegiado aquí. Para obtener más información sobre roles, consulte el artículo sobre roles haciendo clic en el siguiente enlace: https://www.beesbusy.com/resources/features/tasks/roles/
Puede elegir una etiqueta para visualizar más rápidamente, dentro del proyecto, qué flujo de trabajo está asignado a cada tarea. Esto es especialmente útil si hay varios flujos de trabajo activos en el proyecto y, por lo tanto, no todas las tareas siguen el mismo flujo de trabajo.
La casilla de verificación “Flujo de trabajo predeterminado en el proyecto”, como su nombre lo sugiere, asigna automáticamente el flujo de trabajo relevante a cualquier tarea nueva creada en el proyecto.
Haga clic en “Crear” para validar estos elementos y comenzar a configurar el flujo de trabajo.
Todos estos elementos se pueden modificar posteriormente haciendo clic en los 3 pequeños puntos a la derecha del nombre del flujo de trabajo y luego en “Editar”.
Como puede ver, también es posible duplicar o eliminar un flujo de trabajo a través de este menú.
Estructuración del flujo de trabajo
Estos son los elementos que componen un flujo de trabajo:
- Un paso inicial y un paso final.
- Uno o más pasos intermedios.
- Transiciones entre estos pasos.
Estos son los tres elementos que se te presentan por defecto al crear el flujo de trabajo:
Haga clic en el botón “Agregar paso” ubicado en la parte superior izquierda si desea agregar un paso:
Puede arrastrar y soltar los pasos para colocarlos en el orden deseado.
Al vincular un paso a otro arrastrando el círculo a la derecha del nombre del paso, la transición aparece automáticamente.
A continuación se muestra un ejemplo de flujo de trabajo con algunos pasos adicionales:
Como puede ver en este ejemplo, un paso puede ir seguido de varios pasos a su elección. En la tarea, deberá elegir a qué paso debe ir la tarea al salir del paso actual:
Recuerda hacer clic periódicamente en el botón “Guardar” en la parte superior derecha para no perder tu trabajo configurando tu flujo de trabajo:
Configuración de transiciones
Al hacer clic en una transición, se abre la ventana de configuración de transición:
Los primeros 3 elementos de las transiciones serán visibles para el usuario, en el panel lateral “Flujo de trabajo” de la tarea:
El campo “Etiqueta”
La etiqueta de transición es lo que aparece como nombre del siguiente paso en el panel lateral de la tarea.
El campo “Mensaje”
El mensaje de transición se muestra en el cuadro de mensajes del panel lateral. Desempeña un papel fundamental para que los usuarios comprendan las acciones a realizar.
El campo “Acciones”
Las acciones a realizar, ya sean opcionales u obligatorias, se muestran debajo del mensaje.
¿Qué acciones son posibles? Un menú desplegable ofrece las siguientes opciones: introducir un comentario, introducir el tiempo alcanzado, introducir el tiempo inicial, introducir el tiempo planificado, añadir un archivo adjunto, introducir un campo especial, enviar una notificación y consultar los roles asignados a los miembros de la tarea.
Puede seleccionar una o más acciones.
Una vez que haya seleccionado una acción, puede hacerla obligatoria utilizando la casilla de verificación.
La naturaleza obligatoria de la acción impide que el proceso avance al siguiente paso hasta que se complete. Por lo tanto, las acciones no obligatorias no son bloqueantes; simplemente se recomiendan.
Tenga en cuenta que, en lo que respecta a las acciones obligatorias, no se puede controlar quién las realiza ni cuándo. Por ejemplo, si solicita un comentario para avanzar al siguiente paso, y ya se ha escrito un comentario suyo o de otra persona, la acción obligatoria se considera completada. Esto también aplica a roles, entradas de tiempo, etc. Por lo tanto, es responsabilidad del usuario completar correctamente las acciones solicitadas, de ahí la importancia de explicarlas claramente en el mensaje anterior.
El campo de descripción está disponible para documentar la acción elegida en el flujo de trabajo. No será visible para el usuario en el panel lateral de la tarea.
El campo “Rol(es) requerido(s) para realizar la acción de transición”
Puede seleccionar uno o más roles que requerirá el miembro que desee realizar la acción de transición, es decir, mover la tarea al siguiente paso en el flujo de trabajo.
En este caso, incluso si se completan todas las acciones obligatorias (u opcionales), solo los miembros con uno de estos roles configurado como rol predeterminado en el proyecto podrán mover la tarea al siguiente paso haciendo clic en el botón "Confirmar" en el panel lateral del flujo de trabajo de la tarea.
Esta información no es visible en el panel lateral del flujo de trabajo de la tarea.
Validar la configuración de transición
Una vez que haya realizado sus elecciones, haga clic en el botón "Confirmar" en la parte inferior de la ventana para guardar la configuración de transición.
Configurando los pasos
Al hacer clic en un paso, aparece la siguiente ventana de configuración:
El campo “Etiqueta”
La etiqueta es el nombre de tu paso.
El campo “Lista de tareas”
El campo de lista de tareas permite vincular el paso en cuestión a una lista de tareas del proyecto. Esto no es obligatorio. Esta opción es especialmente útil en un proceso Kanban, donde cada lista de tareas del proyecto representa un paso del proceso. Por ejemplo, en el proyecto a continuación, las tareas se mueven de una lista de tareas a otra a medida que avanza el proceso:
Una tarea se calificará en el backlog, luego se moverá a “Para desarrollar”, luego a “Para probar”, y así sucesivamente.
Si los pasos del flujo de trabajo coinciden con las listas de tareas y se cumplen las condiciones, las tareas se moverán automáticamente de una lista de tareas a otra con cada validación de transición.
Aquí, por ejemplo, el paso “Para probar” está adjunto a la lista de tareas “Para probar”:
Por lo tanto, cualquier tarea que pase de un paso anterior al paso “Para probar” se colocará automáticamente en la lista de tareas, también llamada “Para probar”.
El campo “Tipo”
A continuación, puede elegir el tipo de transición entre "Estado predeterminado" o "Estado bidireccional". El paso "Predeterminado" sirve como una transición simple entre un paso anterior y uno siguiente. El paso "Bidireccional" es un paso sin salida en el flujo de trabajo: no hay un paso siguiente. La tarea volverá al paso anterior tras completar las acciones requeridas.
Por ejemplo, el paso “Para arreglar” es un paso bidireccional:
De hecho, una tarea completada (por ejemplo, un desarrollo de TI) debe probarse en la etapa "Para probar". Si la prueba es negativa, la tarea pasa a la etapa "Para corregir". Una vez corregido el trabajo, la tarea vuelve a la etapa de pruebas. Cuando la prueba es exitosa, la tarea puede llegar al final del flujo de trabajo, es decir, a la etapa "Resuelto".
La elección del tipo bidireccional influye en la transición: ésta también se vuelve bidireccional, con posibles configuraciones tanto para el trayecto de ida como para el de vuelta:
El campo “Acciones”
Finalmente, también puede elegir una o más acciones para realizar en el paso. Estas son las mismas acciones propuestas en la transición, excepto las acciones "Notificación" y "Asignar roles a los miembros de la tarea" (estas dos acciones están diseñadas para preparar la transición al siguiente paso, por lo que se incluyen solo en las transiciones). También puede hacerlas obligatorias u opcionales.
Activación del flujo de trabajo
Cuando haya terminado de estructurar y configurar su flujo de trabajo, no olvide hacer clic en el botón “Guardar” en la esquina superior derecha.
Luego, cuando desee que el flujo de trabajo se pueda utilizar en el proyecto, haga clic en el botón “Activar”:
Si lo desea, puede desactivar el flujo de trabajo en cualquier momento haciendo clic en el mismo botón.
Configuración de múltiples versiones de flujo de trabajo
El botón “Nueva versión” en la esquina superior derecha le permite iniciar una nueva versión del flujo de trabajo.
Esto le permite probar cambios en un flujo de trabajo ya configurado en una versión separada y luego elegir la mejor versión.
Para cambiar entre versiones, elija en el menú desplegable con los números de versión:
