Informes
Los informes son una función que permite crear paneles personalizados. Resultan especialmente útiles para el seguimiento del tiempo.
Los informes se presentan en formato de tabla y su mecanismo de construcción es similar al de las tablas dinámicas en Excel.
Para crear sus informes, vaya a “Panel de control”, luego a la pestaña “Informes” y haga clic en el botón “Nuevo informe”:
Luego se abrirá una ventana emergente que le permitirá crear su informe:
Como puede ver, la sección izquierda se utiliza para configurar los informes, y la sección derecha muestra los datos de los informes una vez configurados.
En este artículo, verá cómo configurar los informes y luego cómo mostrar los datos.
Parámetros de informe
Elección de uno o más proyectos
Al hacer clic en el botón “Seleccionar proyectos”, se abre una ventana emergente que le permite seleccionar proyectos en modo simple o avanzado.
El modo simple le permite seleccionar proyectos uno por uno o todos sus proyectos con un solo clic:
El modo avanzado le permite definir un alcance dinámico para sus informes, seleccionando uno o más campos especiales:
Elección del formato
Este menú le permite elegir diferentes formatos para sus futuros informes, siendo los 2 primeros los más utilizados:
- Tabla: tabla simple en filas y columnas:
- Mapa de calor de la tabla: los cuadros de la tabla se colorean con mayor o menor intensidad según el valor que contienen: cuanto mayor sea el valor, más coloreado estará el cuadro:
- Mapa de calor de columnas de tabla.
- Mapa de calor de filas de tabla.
Tipo de cálculo
Este menú ofrece diferentes formas de calcular los valores mostrados en su informe:
- Suma: suma los valores.
- Cuenta
- Contar valores únicos.
- Suma sobre suma.
- Suma versus Suma: compara los tipos de tiempo entre sí.
- Suma como fracción total.
- Suma como filas de fracciones.
Elegir una opción
Dependiendo del método de cálculo elegido, es posible que tenga o no la opción de elegir una de las siguientes opciones:
Este es el tipo de tiempo que desea rastrear en sus informes.
Para los cálculos de “Suma sobre suma” y “Suma versus suma”, deberá elegir dos opciones, por ejemplo, “Tiempo planificado” y “Tiempo total”.
Cuando se indica una opción de tiempo, deberá especificar si desea informar en días u horas:
Selección de elementos de fila y columna
Después de definir el alcance y los métodos para calcular y presentar los datos, ahora puede crear su informe eligiendo los elementos que se muestran en filas y columnas:
Si desea tener las listas de tareas en fila, haga clic en el signo + a la derecha de "Lista de tareas" y seleccione "Nombre de la lista de tareas". Esto aparecerá debajo de la tabla de selección:
Ya sea en filas o columnas, puede elegir mostrar varios elementos. Por ejemplo, si está generando informes para el seguimiento de varios proyectos, en las filas puede mostrar tanto los nombres de los proyectos como los de las listas de tareas:
Puede cambiar el orden de estos elementos arrastrándolos y soltándolos uno encima del otro. Esto modifica el orden en que se presentan en la tabla de informes.
Visualización de datos de informes
Una vez completada la configuración, vaya al lado derecho para acceder a los informes.
Usted debe:
- Nombra el reporte.
- Elige un color.
- Elija un período.
- Guardar.
Si ha elegido mostrar “Fecha de horas” en la configuración de filas o columnas, también debe elegir una periodicidad (día, semana, mes, trimestre, año).
Por ejemplo, aquí se muestra un informe con una frecuencia mensual, calculado a partir de datos que abarcan un período de cuatro meses:
En cualquier caso, solo después de haber guardado su informe por primera vez, podrá hacer clic en el botón “Actualizar datos”, que le permitirá obtener los datos actualizados para su informe:
Después de hacer clic en “Actualizar datos”, Beesbusy le presenta su informe:
Si los informes no satisfacen sus necesidades, puede modificar su configuración. Deberá actualizar los datos para ver el impacto de la nueva configuración.
También puedes modificarlo más tarde si lo deseas.
Todos los informes guardados aparecen entonces como tarjetas en la pestaña “Informes” del panel de control:
Utilizando el menú de tres puntos en la esquina superior derecha, puedes eliminarlos o modificarlos.
Finalmente, al hacer clic en un informe, este se abre y permite visualizarlo, actualizar los datos y también imprimirlo como PDF o exportarlo a Excel:
