Die einfachste Möglichkeit, Ihre Ressourcen und deren Verfügbarkeit zu verwalten, besteht darin, eine Aufgabe zu erstellen, deren Dauer der Zeit entspricht, die die Ressourcen für die Erledigung der Aufgabe benötigen.
Erstellen Sie Aufgaben, deren Umfang der Zeit entspricht, die zum Erledigen dieser Aufgaben benötigt wird.
Olivia muss beispielsweise Kommunikationsmedien für ein Logo-Designprojekt ermitteln und ihrem Kollegen William die Ergebnisse seiner Recherche bis zum 24. Juni zukommen lassen, damit er mit seiner Grafikdesign-Arbeit beginnen kann. Sie schätzt, dass sie dafür drei Tage benötigen wird.
1/ Sie erstellt die Aufgabe: „Kommunikationsmedien identifizieren“:
2/ Sie gibt im Reiter „Wann“ der Aufgabe an, dass die Aufgabe vom 21. Juni bis zum 23. Juni stattfinden wird:
Dadurch erhalten Sie einen Überblick über die Ressourcenauslastung, die mit der Dauer der im Zeitplan aufgeführten Aufgaben übereinstimmt.
Die „Wer“-Ansicht des Projekts zeigt somit direkt die Arbeitsbelastung der einzelnen Ressourcen im Projekt an:
Diese Vorgehensweise entfaltet ihren vollen Nutzen in der Kalenderansicht im Modus „Mehrere Projekte“, wo es möglich ist, die Auslastung der Ressourcen in allen Projekten zu verfolgen, an denen sie beteiligt sind:
In dieser Ansicht erkennen Sie sofort, welche Änderungen im Zeitplan vorgenommen werden müssen. Beispielsweise muss Olivia am Dienstag, dem 1. Juni, einen halben Tag am Projekt „Neues Logo entwerfen“ arbeiten, aber auch zwei volle Tage an anderen Projekten. Das entspricht der Arbeit von zweieinhalb Tagen an einem Tag. Sie müssen daher eine Entscheidung treffen und zwei der drei Aufgaben verschieben.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Abstimmung der Aufgabendauer auf den Ressourcenaufwand die Visualisierung der Ressourcenverfügbarkeit durch Einsicht in die Projektpläne ermöglicht. Beesbusy gestaltet dies dank der „Wer“-Ansicht des Projekts und der Kalenderansicht im Multi-Projekt-Modus besonders intuitiv, sodass die für die Planung verantwortliche Person stets den Überblick behält.
Die Hauptbeschränkung dieser Methode
Dieser Ansatz stößt jedoch an seine Grenzen, wenn zwischen der Dauer einer Aufgabe, dem Arbeitsaufwand und den zugewiesenen Ressourcen unterschieden werden muss. Daher ist ein Echtzeitmanagement erforderlich, das die Zeiterfassung für jede Aufgabe und die entsprechenden Ressourcen umfasst.